كيف يعرف المدير فورا أن موظفه تجاوز حد التأخير المسموح هذا الشهر؟
| Intagya ERP
بحد شهري في سياسة الحضور. في Intagya ERP تفعل «تنبيه عند التأخير» في تبويب «تنبيه المدير» وتكتب «حد التأخير»، مثل 3 مرات. كل حضور متأخر بعد وقت السماح يسجل في «تنبيهات التأخير»، وعندما يتجاوز الموظف الحد يصل لمديره المباشر نشاط في الحال، دون انتظار كشف آخر الشهر. والانصراف المبكر له حد مثله.
مدير المبيعات يفتح كشف الحضور يوم 28 فيجد أن أحد مندوبيه تأخر تسع مرات هذا الشهر. يسأله، فيجيب: «لم يقل لي أحد شيئا منذ أول مرة».
وهو محق في جزء من كلامه. المشكلة لم تكن في المرة التاسعة، بل في أن أحدا لم يتكلم بعد الثالثة.
لماذا يتأخر المدير في معرفة أن موظفه يتأخر؟
لأن الأرقام تجتمع في آخر الشهر. سجلات الحضور تمتلئ يوما بعد يوم، ولا ينظر إليها أحد حتى يأتي وقت الرواتب. وعندها يصبح الحديث عن خصم، لا عن عادة يمكن تصحيحها.
والمدير المشغول لن يفتح شاشة الحضور كل صباح ليعد. ما يحتاجه أن يأتيه الخبر هو، في الوقت المناسب، ولمرة يستحق فيها الأمر الانتباه.
كيف أضبط حدا شهريا للتأخير في نظام ERP؟
من سياسة الحضور نفسها التي تحسب الخصم. في Intagya ERP افتح «الحضور والرواتب» ثم «الإعداد» ثم «سياسات الحضور»، وفي تبويب «تنبيه المدير»:
- فعّل «تنبيه عند التأخير» واكتب «حد التأخير»، مثل 3 مرات في الشهر.
- فعّل «تنبيه عند الانصراف المبكر» واكتب «حد الانصراف المبكر»، مثل مرتين.
- الحد صفر يوقف التنبيه.
التأخير هنا هو ما تجاوز وقت السماح في تبويب «التأخير». من وصل بعد موعده بخمس دقائق، والسماح عشر، لا يحسب عليه شيء.
ماذا يحدث لحظة تجاوز الحد؟
يصل للمدير المباشر نشاط في النظام فورا، باسم الموظف وعدد مرات تأخره هذا الشهر، وبكم دقيقة تأخر، والحد الشهري. يصل مع أول حضور يتجاوز الحد، لا في آخر الشهر.
وقبل تجاوز الحد لا يزعج النظام أحدا. كل حضور متأخر يسجل سطرا في «تنبيهات التأخير» فيه المرة هذا الشهر والحد، فيرى المدير المسار إذا أراد، ولا يصله نشاط إلا حين يستحق الأمر.
والمدير المقصود هو المدير المباشر في ملف الموظف، وإن لم يكن له مدير مباشر فمدير قسمه.
اجعل الحد أعلى قليلا مما تراه مقبولا. تنبيه يصل كل يومين يتعود المدير على تجاهله، وتنبيه نادر يقرؤه.
أين يرى المدير صورة اليوم كلها؟
في «نظرة عامة»، أول شاشة في «الحضور والرواتب». فيها «حاضرون اليوم» و«متأخرون اليوم» ومن تجاوز منهم الحد الشهري، وقائمة «تنبيهات التأخير» بأسماء أصحابها والمرة والحد.
وكل موظف يرى تنبيهاته هو فقط، فيعرف أين وصل قبل أن يسمع من مديره.
ماذا لو كان للتأخير عذر مقبول؟
يقدمه الموظف من «الأعذار» بتاريخ اليوم وسببه، ويعتمده مشرف الفريق. العذر المعتمد يرفع خصم ذلك اليوم من كشف الحضور.
وإذا اكتشف المشرف الأمر وهو يراجع الكشف، يضغط «تعديل اليوم» على سطر ذلك اليوم: إما «تصحيح الدخول والخروج» لمن نسي التسجيل، وإما «اعتماد اليوم بعذر». السبب مطلوب ويكتب في سجل الكشف، فيعرف من يراجع بعده لماذا تغير الرقم.
هل يرسل النظام تنبيهات عن سجلات قديمة أستوردها؟
لا. التنبيه للحضور الجديد فقط. السجلات التي تستورد أو تصحح بعد أكثر من يومين لا ترسل تنبيهات، فلا يجد المدير عشرات المهام بعد استيراد ملف جهاز البصمة.
من أين أبدأ؟
في Intagya ERP التنبيه جزء من سياسة الحضور في تطبيق «الحضور والرواتب». اختر غدا رقما واحدا للحد واتفق عليه مع مديري الأقسام، ثم فعّل التنبيه لشهر واحد. في آخره اسأل المديرين: هل وصلهم التنبيه في وقت يسمح لهم بالكلام قبل الخصم؟
اقرأ خطوات تنبيه المدير في الدليل
أسئلة شائعة
من يصله التنبيه؟
المدير المباشر في ملف الموظف، وإن لم يوجد فمدير قسمه.
هل يصل تنبيه مع كل تأخير؟
لا. كل تأخير بعد وقت السماح يسجل في «تنبيهات التأخير»، أما النشاط للمدير فيصل فقط بعد أن يتجاوز الموظف الحد الشهري.
هل يمكن تنبيه المدير عند الانصراف المبكر أيضا؟
نعم. فعّل «تنبيه عند الانصراف المبكر» واكتب حده في تبويب «تنبيه المدير» نفسه.
هل يرى الموظف تنبيهاته؟
نعم، يرى تنبيهاته وأعذاره وكشفه هو فقط، ولا يرى ما يخص زملاءه.
هل هذا نشاطك؟
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا