كيف يطلب موظفو شركتي ما يحتاجونه دون مكالمات ورسائل للمشتريات؟
| Intagya ERP
أعطِ كل موظف بابًا واحدًا يطلب منه، بدل الهاتف والرسائل. في Intagya ERP يفتح الموظف «احتياجاتي»، فيختار من كتالوج بالصور، ويرى قبل الإرسال هل سيُصرف الصنف من المخزن أو يُحوَّل من فرع أو يُشترى. يعتمد مدير قسمه أولًا، ولا تشتري المشتريات إلا الباقي، ويتابع الموظف طلبه حتى يضغط «استلمت الأصناف».
فني صيانة يحتاج ستة سيور لخط التعبئة. يتصل بمسؤول المشتريات فلا يرد، فيرسل له رسالة، ثم يمر على مكتبه بعد الظهر. يكتب المسؤول الطلب على ورقة صفراء.
بعد أسبوع تصل ستة سيور جديدة. وفي المخزن الخلفي للفرع الآخر أربعة سيور من المقاس نفسه، لم يسأل عنها أحد.
لماذا تضيع طلبات الموظفين أو تتكرر؟
لأن كل موظف يطلب بالطريقة التي يعرفها: مكالمة، رسالة، ورقة. لا أحد يرى الطلبات معًا، فلا يعرف المدير ماذا طلب قسمه هذا الشهر، ولا تعرف المشتريات أن الصنف موجود في فرع آخر.
وشاشات المشتريات ليست حلًا للموظف العادي. هي مصممة لمن يتعامل مع الموردين والأسعار، لا لمن يريد علبة قفازات.
كيف يطلب الموظف دون أن يتعلم نظام المشتريات؟
من شاشة تشبه متجرًا: كتالوج بالصور، وبحث، وسلة. يضغط «أضف» ويغيّر الكمية، ويكتب سببًا قصيرًا وتاريخ الحاجة. هذا كل ما يحتاج أن يعرفه.
وإن لم يجد الصنف، يظهر له «صنف جديد» والاسم الذي بحث عنه مكتوب فيه، فيرفق صورة. لا يحتاج أن يعرف كود الصنف أو مورده؛ المشتريات تكمل البيانات لاحقًا.
اطلب من فريق المشتريات أن يضع صورة واضحة لأكثر خمسين صنفًا يُطلب داخليًا. الموظف يتعرف على الصورة أسرع من الاسم.
هل يشتري النظام كل ما يُطلب؟
لا، وهذا أهم ما في الأمر. قبل الإرسال يحسب النظام أرخص طريق لكل سطر: يُصرف من مخزن الموظف إن كان متوفرًا، ثم يُحوَّل من الفرع الذي فيه أكثر الكمية، ولا يُشترى إلا الباقي.
ويرى الموظف ذلك بنفسه، مع التوفير المتوقع. في مثال السيور: أربعة تأتي من الفرع الآخر، واثنان فقط يُشتريان.
من يوافق على طلب الموظف؟
مدير قسمه أولًا، قبل أن ترى المشتريات الطلب أصلًا. هو أعرف بحاجة قسمه، وهو من يُسأل عن مصروفه.
- مدير القسم: يعتمد كل طلب، أو يرفضه بسبب قصير يقرؤه الموظف.
- المدير المالي: فقط حين يتجاوز الطلب المتبقي من ميزانية الشراء الشهرية للقسم.
- مدير المشتريات: فقط حين يبقى في الطلب ما يُشترى.
فالطلب الذي يُصرف كله من المخزن لا يمر بالمشتريات أبدًا. ورأيي أن تضع ميزانية لكل قسم من الشهر الأول، ولو تقريبية؛ الرقم يجعل المدير يقرأ الطلب قبل أن يعتمده.
كيف أمنع طلبين للشيء نفسه من قسم واحد؟
في السلة ملاحظة «طلب مشابه» حين يكون زميل قد طلب الصنف نفسه هذا الأسبوع، مع زر «انضم لطلبه». فيصبح طلبًا واحدًا بكمية واحدة.
وملاحظة «كمية مقترحة» تقول كم يستهلك القسم من الصنف في الشهر، وكم شهرًا تكفي الكمية المطلوبة. من يطلب عشرين علبة حبر لقسم يستهلك اثنتين في الشهر سيرى ذلك قبل أن يرسل.
كيف يعرف الموظف أين وصل طلبه؟
من تبويب «طلباتي». لكل طلب خط واضح: أرسلت الطلب، ثم معتمد، ثم من المخزن أو من فرع، ثم طلب من المورد، ثم وصل المخزن. وحين تصله الأصناف يضغط «استلمت الأصناف»، فيُغلق الطلب.
وهذا ما يوقف المكالمات فعلًا. الموظف لا يتصل ليسأل «أين طلبي؟» حين يراه أمامه.
من أين أبدأ؟
في Intagya ERP يُضاف «احتياجاتي» وحده حيث يوجد تطبيقا المشتريات والمخزون. ابدأ بتأكيد مدير لكل قسم، وربط كل موظف بقسمه. ثم اختر قسمًا واحدًا، الصيانة مثلًا، واطلب من موظفيه ألا يطلبوا شيئًا إلا من «احتياجاتي» لمدة أسبوعين. بعدها راجع كم طلبًا صُرف من المخزن دون شراء.
اقرأ خطوات احتياجاتي في الدليل
أسئلة شائعة
هل يرى مدير المشتريات كل طلبات الموظفين؟
لا. يرى الطلب بعد اعتماد مدير القسم، وفقط حين يبقى فيه ما يُشترى. ما يُصرف من المخزن أو يُحوَّل من فرع لا يمر به.
ماذا لو لم يجد الموظف الصنف في الكتالوج؟
يطلبه «صنف جديد» باسمه وصورته، ويظهر للمشتريات بفلتر «طلبه موظف» لتكمل بياناته.
متى يعتمد المدير المالي الطلب؟
حين يتجاوز الطلب المتبقي من «ميزانية الشراء الشهرية» للقسم هذا الشهر. القسم بلا ميزانية لا يمر بالمدير المالي.
هل هذا نشاطك؟
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا