كيف أنهي تأخير الموافقات والأوراق داخل شركتي؟
| Intagya ERP
تنهي تأخير الموافقات حين يصبح لكل طلب مسار مكتوب داخل النظام: من يوافق، وبأي ترتيب، وفي أي موعد. يرى المعتمد قائمة بما ينتظره، ويرى صاحب الطلب أين وصل طلبه دون أن يسأل. وعندما تنتقل المصروفات والإجازات والموافقات من الورق والمحادثات إلى النظام، يختفي الضياع وتقل الملاحقة.
لماذا تتأخر الموافقات في شركتي؟
فني صيانة دفع ثمن قطعة غيار من جيبه قبل شهر. الإيصال في محفظته، وطلب الاسترداد في رسالة للمدير غرقت تحت عشرين رسالة أخرى. المدير ليس مهملا؛ هو ببساطة لم يرَ الطلب.
تتأخر الموافقات لأن الطلب لا يملك مكانا واضحا. ورقة على مكتب، أو رسالة في محادثة مزدحمة. المعتمد لا يعرف كم طلبا ينتظره، وصاحب الطلب لا يعرف أين وصل.
مثال افتراضي: طلب شراء يحتاج موافقة مدير القسم ثم المدير المالي، وينتظر يومين عند كل منهما. تأخر الشراء أربعة أيام، وربما تأخر معه تسليم لعميل.
ما الطلبات التي يجب أن تمر بمسار موافقة؟
الطلبات التي يكلّف خطؤها مالا أو التزاما فقط. ولا تبالغ؛ مسار موافقة على كل شيء أسوأ من عدم وجود مسار.
- أوامر البيع بخصم أو بشروط خاصة.
- طلبات الشراء فوق مبلغ معين.
- المصروفات التي يدفعها الموظف ويطلب استردادها.
- طلبات الإجازة.
كيف أصمم مسار موافقة لا يعطل العمل؟
بأقل عدد من المراحل يحمي الشركة. كل مرحلة إضافية تعني انتظارا إضافيا.
ضع حدا للمبلغ: تحته يكفي مدير القسم، وفوقه يحتاج الطلب موافقة أعلى. حدد لكل مرحلة شخصا واحدا وموعدا نهائيا، واتفق مسبقا على من يوافق عند غيابه. وإذا وجدت أن مديرا واحدا يوافق على كل شيء في الشركة، فالمشكلة في تصميم المسار، لا في المدير.
كيف يعرف المدير ما ينتظر موافقته؟
من قائمة واحدة لكل ما ينتظره، بدل البحث في البريد والمحادثات. فيها رقم الطلب والمستند المرتبط به والمرحلة والمرسل والموعد النهائي، ومنها يفتح الطلب ويقرر.
وللمدير المشغول نصيحة عملية: خصص ربع ساعة ثابتة كل صباح لهذه القائمة وحدها. افتحها، وانتهِ منها، ثم أغلقها. موافقة تأخذ دقيقة واحدة لا يجب أن تنتظر أسبوعا لأنها جاءت في يوم مزدحم. وإذا وجدت طلبا لا تستطيع الحكم عليه، أعده إلى صاحبه بملاحظة واضحة بدل أن تتركه معلقا.
كيف أنقل المصروفات والإجازات من الورق إلى النظام؟
تنقلها حين يقدم الموظف طلبه من النظام مباشرة ويرفق صورة الإيصال مع المصروف. يصل الطلب إلى المعتمد، ثم إلى المحاسبة أو الموارد البشرية بعد الموافقة، ولا يُطبع شيء.
الصعوبة الحقيقية هنا ليست تقنية. بعض الموظفين، وبعض المديرين أيضا، سيستمرون في إرسال الطلبات بالرسائل لأنها عادة قديمة.
انقل نوع طلب واحدا كاملا إلى النظام، مثل المصروفات، ثم أعلن أن أي طلب من هذا النوع خارج النظام لا يُعتمد. وطبّق القاعدة على نفسك أولا.
كيف يدعم Intagya ERP الموافقات بدل الورق والمحادثات؟
حسب قالب شركتك، يتضمن Intagya ERP تطبيقات الموافقات والمصروفات والإجازات داخل مساحة العمل نفسها. لوحة الموافقات تعرض الطلبات حسب حالتها، وقائمة بما ينتظر موافقتك مع المرحلة والموعد النهائي. والطلب مرتبط بالمستند الذي يخصه، مثل أمر البيع، فيراجع المعتمد التفاصيل دون أن يطلبها. ومع التنبيهات والتذكيرات وإشعارات تطبيق الجوال، لا يضيع طلب في الزحام.
ماذا تفعل غدا صباحا؟ اسأل المحاسب عن آخر ثلاثة طلبات تأخرت، وكم يوما انتظر كل منها، وعند من. ستعرف فورا أي مرحلة تحتاج تغييرا.
أسئلة شائعة
هل يمكن أن يرفض المعتمد الطلب أو يعيده؟
نعم. لوحة الموافقات تعرض الطلبات المرفوضة والمعادة إلى جانب المعلقة والمعتمدة، فيعرف الجميع حالة كل طلب.
هل يحتاج كل طلب إلى موافقة المدير العام؟
لا. الأفضل أن تحدد مبلغا أو نوع طلب يحتاج موافقة أعلى، وتترك الباقي لمدير القسم، حتى لا يتكدس كل شيء عند شخص واحد.
هل يعرف المعتمد بوصول طلب جديد؟
نعم. التنبيهات داخل النظام وإشعارات تطبيق الجوال تنبه المعتمد، فلا يحتاج صاحب الطلب إلى التذكير في المحادثات.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا