كيف أعرف أن فريقي منتج دون أن أراقبه طوال الوقت؟
| Intagya ERP
تعرف إنتاجية فريقك من النتائج لا من المراقبة. حدد لكل دور مؤشرين أو ثلاثة واضحة، مثل المهام المنجزة في موعدها، والطلبات المسلّمة، والفواتير المحصلة، ثم راجعها أسبوعيا من لوحة واحدة. سجل الحضور يكمل الصورة دون أن يتحول إلى تجسس، والثقة تبقى لأن الجميع يرى المقياس نفسه.
لماذا لا تنفع المراقبة المستمرة في رفع الإنتاجية؟
صاحب شركة يفتح كاميرات المكتب من جواله ليتأكد أن الجميع على مكاتبهم. وهم فعلا على مكاتبهم. ومع ذلك تأخر عرض السعر المهم يومين، ولم تنبهه الكاميرا إلى ذلك.
المراقبة تقيس الجلوس أمام الشاشة، لا قيمة العمل. والموظف الذي يشعر أنه مراقب طوال الوقت ينشغل بأن يبدو مشغولا. لهذا نصيحتي: لا تشترِ برنامجا يصوّر شاشات الموظفين. اصرف هذا المال والوقت على قياس النتائج.
ما الفرق بين مؤشرات النتائج ومؤشرات النشاط؟
مؤشر النشاط يقول كم تحرك الموظف، ومؤشر النتيجة يقول ماذا تغير بسبب عمله. عدد الرسائل نشاط. عدد الصفقات المكسوبة نتيجة.
- المبيعات: فرص مكسوبة هذا الشهر، وعروض أسعار تحولت إلى أوامر بيع.
- المشتريات والمخزون: طلبات وصلت في موعدها، وأصناف لم تنفد.
- المحاسبة: فواتير متأخرة أقل، وتحصيل أسرع.
- المشاريع: مهام منجزة قبل موعدها النهائي، ومهام متأخرة أقل.
كيف أختار مؤشرات مناسبة لكل موظف؟
اختر لكل دور مؤشرين أو ثلاثة فقط، يستطيع الموظف التأثير فيها بنفسه، ويحسبها النظام لا تقرير يدوي. اكتب في جملة واحدة ما الذي يجعل هذا الدور ناجحا، ثم حوّل الجملة إلى رقم يمكن عدّه، واتفق عليه مع الموظف قبل أن تبدأ.
وانتبه إلى حد هذه الطريقة: أي مؤشر يمكن التلاعب به. إذا قست مندوب المبيعات بعدد عروض الأسعار فقط، سيرسل عروضا كثيرة لا تتحول إلى بيع. لذلك راجع المؤشر كل شهر، وغيّره إذا صار يكافئ الشكل لا النتيجة.
هل سجل الحضور مراقبة؟
سجل الحضور ليس مراقبة إذا استُخدم لما وُضع له: معرفة ساعات العمل والإضافي بشكل عادل للجميع. هو يحل نزاعات الرواتب والإضافي، ويوضح إن كان أحد الفرق يعمل ساعات أطول من اللازم بانتظام، وهذه إشارة إلى ضغط عمل يحتاج حلا.
لكن لا تخلط بين الأمرين. موظف يحضر تسع ساعات كل يوم ومهامه متأخرة يحتاج حديثا عن طريقة عمله. وموظف يحضر ساعاته العادية وينجز كل شيء في موعده لا يحتاج منك شيئا سوى الشكر. الحضور يخبرك بالوقت، والمهام تخبرك بالنتيجة، وتحتاج الاثنين معا.
كيف أراجع إنتاجية الفريق في دقائق كل أسبوع؟
من لوحة مؤشرات واحدة، في الموعد نفسه كل أسبوع. انظر إلى ما تغير عن الأسبوع السابق، واسأل فقط حيث يوجد فرق واضح. الباقي لا يحتاج تدخلك.
اسأل «ما الذي يعطلك؟» قبل أن تسأل «لماذا تأخرت؟». أغلب التأخير سببه عائق في طريقة العمل، لا تقصير من الموظف.
كيف يدعم Intagya ERP قياس النتائج دون مراقبة؟
في Intagya ERP تطبيق الحضور يسجل الدخول والخروج وساعات العمل والإضافي لكل موظف، وتطبيق المشاريع يوضح المهام ومسؤولها وموعدها. شريط الأرقام الرئيسية أعلى قوائم المبيعات والمشتريات والمخزون وإدارة العملاء والمشاريع يُحسب بصلاحيات المستخدم نفسه. واللوحة الذكية تعرض نظرة عامة على الشركة، ومنها المهام المفتوحة والفريق، وتبويب التشخيص يوضح أين يتعطل العمل.
ماذا تفعل غدا صباحا؟ اختر موظفا واحدا، واجلس معه عشر دقائق، واتفقا على مؤشرين لعمله يمكن رؤيتهما في النظام. راجعهما معه بعد أسبوع. ثم كرر ذلك مع الباقين.
أسئلة شائعة
هل يرى كل موظف أرقام زملائه في لوحة المؤشرات؟
شريط الأرقام الرئيسية يُحسب بصلاحيات المستخدم نفسه، فيرى كل شخص ما تسمح له صلاحياته برؤيته فقط.
كم مؤشرا أحتاج لكل موظف؟
مؤشران أو ثلاثة تكفي. كثرة المؤشرات تشتت الانتباه وتجعل المراجعة الأسبوعية طويلة.
هل يمكن تسجيل الحضور من الجوال؟
يتوفر لـ Intagya ERP تطبيق للجوال على Android، ويمكنك معرفة ما يتضمنه من صفحة التطبيق.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا