كيف أخصم التأخير بحيث يزيد الخصم كلما تكرر في الشهر؟
| Intagya ERP
اكتب ذلك في سياسة الحضور مرة واحدة. في Intagya ERP تضع في تبويب «التأخير» بندا لكل حد، مثل «إذا زاد على» 15 دقيقة، وتختار الخصم بالمعامل أو بمبلغ ثابت، ثم تكتب في أعمدة «المرة الأولى» حتى «المرة الخامسة فأكثر» كم يتضاعف الخصم. كشف الحضور يعد المرات في الشهر ويطبق العمود الصحيح، والنتيجة تصل إلى قسيمة الراتب.
موظفان تأخرا 20 دقيقة يوم الأحد. الأول لم يتأخر قبلها منذ شهور، والثاني تأخر للمرة الرابعة هذا الشهر. في كشف الرواتب خُصم منهما المبلغ نفسه.
الأول شعر بالظلم لأنه عومل كمن اعتاد التأخير. والثاني فهم أن التأخير له سعر ثابت، فدفعه وواصل.
لماذا لا يكفي خصم ثابت عن كل دقيقة تأخير؟
لأنه لا يفرق بين حادثة وعادة. الخصم الثابت يعامل زحمة طريق في يوم ممطر كما يعامل موظفا يصل متأخرا كل صباح. والنتيجة أن الملتزم يغضب، والمعتاد لا يتغير.
ما تريده في الغالب شيء بسيط: تسامح في المرة الأولى، وخصم معقول في الثانية، وخصم أثقل كلما تكرر الأمر. هذا ما تفعله أغلب الشركات على الورق، ثم يضيع في ملف Excel عند يوم الرواتب.
كيف أحدد وقت السماح ومقدار الخصم في نظام ERP؟
ببنود في سياسة الحضور، لكل بند حد. في Intagya ERP تفتح «الحضور والرواتب» ثم «الإعداد» ثم «سياسات الحضور»، وفي تبويب «التأخير» تضيف بندا لكل حد تريده.
- «إذا زاد على»: الحد الذي يبدأ عنده البند، مثل 00:15 أو 00:30 أو 01:00.
- «طريقة الخصم»: «بالمعامل» يخصم دقائق التأخير مضروبة في «المعامل»، و«مبلغ ثابت» يخصم «المبلغ» في كل مرة.
- أعمدة التكرار: من «المرة الأولى» إلى «المرة الخامسة فأكثر».
أصغر حد هو وقت السماح: من تأخر أقل منه لا يحسب عليه شيء ولا يعد مرة. وإذا زاد التأخير على أكثر من حد، يطبق البند صاحب الحد الأكبر. فمن تأخر ساعة ونصف يخضع لبند الساعة، لا لبند الربع ساعة.
كيف يزيد الخصم مع تكرار التأخير؟
بأعمدة التكرار في البند نفسه. كل عمود رقم يضرب في الخصم حسب ترتيب المخالفة في الشهر.
مثال للتوضيح فقط: بند «إذا زاد على» 00:15 بمعامل 1، وفي الأعمدة 1 ثم 1 ثم 1.5 ثم 2 ثم 2. موظف تأخر 20 دقيقة في المرة الأولى يخصم منه 20 دقيقة. وإذا تأخر 20 دقيقة للمرة الثالثة يخصم منه 30 دقيقة، وفي الرابعة 40 دقيقة.
والعمود الخامس يغطي المرة السادسة وما بعدها، فلا تحتاج إلى أكثر من خمسة أعمدة. وفي بند المبلغ الثابت يحدث الشيء نفسه: مبلغ 50 مع عمود 2 يصبح 100.
ابدأ بأرقام قريبة من 1 في الأعمدة الأولى. سياسة قاسية من الشهر الأول تملأ مكتبك بالاعتراضات قبل أن يتعود الفريق على النظام.
هل ينطبق هذا على الانصراف المبكر والغياب؟
نعم. تبويب «الانصراف المبكر» يعمل بالطريقة نفسها تماما: حدود، وطريقة خصم، وأعمدة تكرار.
أما الغياب فله درجات بدل الحدود. كل درجة تبدأ «من التكرار رقم»: اليوم الأول بمعامل 1 مثلا، ومن اليوم الثالث بمعامل 2، أو «جزاء ثابت» بعدد ساعات تحدده. فاليوم الثالث من الغياب في الشهر لا يعامل كاليوم الأول.
كيف يصل الخصم إلى الراتب دون أن ينقله أحد؟
عبر كشف الحضور الشهري. يحسب الكشف لكل يوم مقدار التأخير والانصراف المبكر، ويعد المرات، ويطبق السياسة. وفي تبويب «ما ينتقل إلى القسيمة» ترى الساعات والمبالغ قبل أن تعتمد.
بعد اعتماد الكشوف تنشئ دفعة الرواتب منها مباشرة، وتنزل ساعات التأخير والانصراف المبكر في بند خصم في القسيمة بسعر ساعة الموظف، ومعها المبالغ الثابتة. لا نسخ ولا لصق.
هل أستعمل هذه السياسة أم الجزاءات والمكافآت؟
واحدة منهما، لا الاثنتان. إذا فعّلت الجزاءات والمكافآت التلقائية، يمر التأخير والغياب عبرها وعبر اعتمادها، ولا تخصمهما السياسة مرة ثانية. وتظهر رسالة بذلك في أعلى السياسة.
رأيي: الخصم بالدقائق من السياسة أنسب حين تريد حسابا آليا هادئا. والجزاءات أنسب حين تريد أن يمر كل تأخير على مدير يعتمده، مع لفت نظر وإنذار قبل المال.
من أين أبدأ؟
في Intagya ERP تجد سياسات الحضور وكشوف الحضور والقسائم في تطبيق واحد اسمه «الحضور والرواتب». اكتب غدا على ورقة ما تطبقه شركتك فعلا: كم دقيقة تسامح؟ وماذا تفعل في المرة الثالثة؟ ثم أدخل ذلك في السياسة، وشغّل شهرا كاملا وقارن الكشف بحسابك القديم قبل أن تعتمد.
اقرأ خطوات الحضور والرواتب في الدليل
أسئلة شائعة
هل يعد التأخير داخل وقت السماح مرة؟
لا. التأخير الأقل من أصغر حد في السياسة لا يخصم عنه شيء ولا يدخل في عد المرات.
هل يبدأ العد من جديد كل شهر؟
نعم. المرات تعد داخل فترة كشف الحضور، وهي شهر الرواتب الذي تحدد أول يوم فيه من الإعدادات.
هل أستطيع أن أخصم مبلغا ثابتا بدل الدقائق؟
نعم. اختر «مبلغ ثابت» في طريقة الخصم واكتب المبلغ، وتضربه أعمدة التكرار كما تضرب الدقائق.
هل يخصم التأخير مرتين إذا فعلت الجزاءات التلقائية؟
لا. حين تكون الجزاءات والمكافآت التلقائية مفعلة لا تحسب السياسة التأخير والغياب في القسيمة، فيبقى مصدر واحد للخصم.
هل هذا نشاطك؟
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا