كيف يحجز العميل اجتماعه معك بنفسه دون رسائل ذهاب وعودة؟

العميل يرد على عرضك: «ممتاز، نريد اجتماعًا». ترد: «ما رأيك في الأحد الساعة 11؟». يعتذر لأن لديه اجتماعًا، ويقترح الثلاثاء. والثلاثاء عندك زيارة لعميل آخر. ثلاث رسائل بعد ذلك، ويومان، ثم يتحمس العميل لشيء آخر.

المشكلة ليست في العميل. المشكلة أن الطرفين يبحثان عن وقت فارغ بالرسائل، وكل واحد منهما لا يرى إلا الكالندر الخاص به.

ما هو رابط حجز الاجتماعات؟

رابط خاص بكل موظف، مثل intagya.pro/invite/mahmoud، ترسله للعميل مرة واحدة. يفتحه العميل فيرى الأيام والساعات المتاحة عندك فقط، ويختار ما يناسبه، فيُحجز الاجتماع في الكالندر الخاص بك ويصله التأكيد ورابط الاجتماع في نفس اللحظة.

لا يرى العميل الكالندر نفسه ولا أسماء اجتماعاتك. يرى فقط أن الأحد الساعة 10 متاح، وأن الساعة 11 غير موجودة.

كيف يعرف الرابط أنني مشغول؟

من الكالندر الخاص بك داخل النظام، لا من جدول تكتبه بيدك. أي اجتماع معروض كمشغول يختفي وقته من صفحة الحجز، ومعه الفاصل الذي تختاره بين اجتماعين حتى لا تدخل من اجتماع إلى آخر دون نفس.

والاتصال أيضًا. حين تجدول نشاط «اتصال» على عميل، يطلب النظام ساعته، فيظهر في الكالندر ويُحجب وقته. والإجازة المعتمدة والعطلات الرسمية تغلق اليوم كله.

أما المهام العادية مثل «أرسل عرض السعر» فلا تحجب شيئًا، لأنها بتاريخ فقط. وهذا مقصود: لو حجبنا اليوم كله لكل مهمة لن يجد العميل وقتًا أبدًا.

ماذا يحدث بعد أن يحجز العميل؟

يظهر للعميل «تم حجز موعدكم» مع الموعد ورابط الدخول إلى الاجتماع وزر يضيفه إلى الكالندر الخاص به. ويصلك أنت تنبيه بالحجز، ويصل الطرفين تذكير قبل الاجتماع بساعة.

وإذا تغيّر شيء عند العميل، فلا يحتاج إلى أن يكتب لك. من نفس الصفحة يغيّر الموعد أو يلغيه، ويتحرر الوقت القديم فورًا لغيره.

هل أرسل نفس الرابط لكل العملاء؟

يمكنك ذلك، ضعه في توقيع بريدك أو في رسالة واتساب. لكن رأيي أن ترسله من فرصة المبيعات نفسها: زر «إرسال رابط حجز» يفتح بريدًا جاهزًا برابط لهذا العميل وحده. يجد العميل اسمه وبريده مكتوبين، ويُسجَّل الاجتماع على الفرصة، فيعرف مدير المبيعات أن هذه الفرصة تحركت دون أن يسأل أحدًا.

كيف أبدأ؟

افتح الكالندر، ثم «روابط الحجز»، ثم «روابطي». اختر مدة الاجتماع والأيام والساعات، واكتب سطرين عما سيحدث في الاجتماع. خمس دقائق، والخطوات بالصور في دليل الاستخدام.

وغدًا صباحًا، حين يطلب منك عميل اجتماعًا، أرسل له الرابط بدل أن تقترح موعدًا.

أسئلة شائعة

هل يرى العميل اجتماعاتي الأخرى؟

لا. يرى فقط الأوقات المتاحة، دون أي اسم أو تفصيل.

ماذا لو حاول عميلان حجز نفس الوقت؟

يأخذه الأول، ويرى الثاني رسالة بأن الوقت حُجز للتو ويختار وقتًا آخر.

هل يعمل الرابط بتوقيت العميل؟

تظهر الأوقات بتوقيت الموظف، ومكتوب في الصفحة أي توقيت هو، حتى لا يختلط الأمر على عميل في بلد آخر.

هل يحتاج الاجتماع إلى برنامج خارجي؟

لا. الاجتماع عبر الإنترنت يعمل من داخل النظام، ويصل رابطه للعميل في التأكيد.