كيف أحوّل العرض المقبول إلى عقد دون إعادة الكتابة؟

2026-11-02 | Intagya ERP

وافق العميل يوم الخميس. فتحت موظفة العقود ملف آخر عقد مشابه، وبدّلت اسم العميل، ونسخت البنود من العرض، ثم راجعت نسب الدفعات واحدة واحدة. يوم الأحد اكتشف المحاسب أن العقد يقول ثلاث دفعات، وأن النظام يفوتر شهريًا.

لم يخطئ أحد في عمله. لكن المعلومة نفسها كُتبت ثلاث مرات في ثلاثة أماكن.

لماذا أعيد كتابة ما وافق عليه العميل أصلًا؟

لا يوجد سبب جيد. العرض الذي وافق عليه العميل فيه النطاق والجدول الزمني والأسعار وطريقة الدفع. والعقد يحتاج هذا كله، مع بنود قانونية تضيفها أنت.

كل نسخ يدوي فرصة لرقم مختلف. لذلك أرى أن يبدأ العقد من العرض دائمًا، لا من عقد قديم.

ما الذي ينتقل من العرض إلى العقد؟

ينتقل كل ما كتبته. بعد تأكيد الطلب يظهر زر «إنشاء عقد» في أعلى أمر البيع، وعند الضغط عليه يفتح عقد جديد فيه:

• العميل وبنود الطلب.
• نص العرض كاملًا بأقسامه وعنوانه.
• شروط الدفع.
• الفرصة البيعية والمشروع إن وجدا.

ويبقى العقد مرتبطًا بأمر البيع، فتصل إليه من الطلب، وتصل إلى الطلب من العقد.

هل أكتب العقد بشاشة مختلفة عن العرض؟

لا، الشاشة واحدة. في العقد تبويب «كتابة العقد» وتبويب «معاينة PDF»، بالأقسام والجداول وأدوات التنسيق التي تعرفها من العرض. غيّر العنوان، وأضف قسمًا للالتزامات وآخر للإنهاء والقانون الواجب التطبيق، واحذف ما كان تسويقيًا.

نصيحة عملية: اطلب من محاميك مراجعة قسم الشروط مرة واحدة، ثم احفظ العقد قالبًا. قوالب العروض نفسها تعمل في العقود، فلا تحتاج إلى مراجعة كل عقد من أوله. أما النص القانوني نفسه فهو مسؤوليتك، والنظام لا يكتبه ولا يراجعه.

كيف أضمن أن فواتير العقد تتبع ما كتبته في شروط الدفع؟

قسم الدفعات في العقد هو ما تقرأه أزرار الفوترة. فإذا اخترت مراحل بنسب، أو طريقة دورية، انتقلت طريقة الدفع وتواريخها إلى بيانات الفوترة في العقد، فلا تعيد إدخالها. وتُبنى الفواتير من بنود العقد نفسها بخصم كل بند وضريبته، وتأخذ الدفعة الأخيرة الباقي، فمجموعها قبل الضريبة يساوي إجمالي العقد. وهذا يحل مشكلة المحاسب في أول المقال.

وهناك فرق يجب أن تعرفه: إجمالي العقد هو البنود بعد الخصم وقبل الضريبة، أما إجمالي عرض السعر فيشمل الضريبة. لذلك تختلف مبالغ الدفعات في العقد عن مبالغها في العرض إذا كان في الطلب ضريبة.

وحالتان تستحقان الانتباه. إذا كان للطلب خطة سداد، يعرض العقد أقساطها، وتصدر الفواتير من أمر البيع لا من العقد، وتظهر رسالة واضحة إن حاولت إصدارها من العقد. وإذا اخترت دفعات متساوية، فالحد في العقد 10 دفعات، وكلها بتاريخ واحد، فاختر طريقة دورية إن أردت توزيعها على الأشهر.

من يعتمد العقد قبل تأكيده؟

شركتك تحدد ذلك. مسار اعتماد العقود متوقف حتى تشغّله من تطبيق الموافقات، وعندها يقفل زر التأكيد حتى آخر اعتماد، ويتوقف تعديل النص أثناء الانتظار. وما دام المسار متوقفًا، ترسل العقد بزر «إرسال للمراجعة» ثم يؤكد العقد من لديه صلاحية اعتماد العقود فقط.

والتحقق يتم في الخادم، لا بإخفاء زر فقط. وبعد تأكيد العقد لا يتغير نصه.

ماذا يحدث لجدول المشروع الزمني؟

إذا علّمت جدولًا في العرض بأنه الجدول الزمني، تتحول صفوفه إلى مراحل في المشروع عند تأكيد الطلب، بأسماء المراحل من عمود النشاط. ولا يكررها العقد بعد ذلك، لكن قسم الدفعات بمراحل يضيف مراحل فوترة خاصة به.

والتواريخ تراكمية من يوم التأكيد: كل مدة تبدأ من نهاية التي قبلها، ولا يوجد ربط بتاريخ توقيع آخر. فإن تأخر بدء العمل، عدّل المواعيد في المشروع. ويلزم لذلك أن يكون تطبيق المشاريع مربوطًا بالمبيعات، وأن يحوي الطلب خدمة تنشئ مشروعًا.

اجعل قسم الدفعات آخر ما تراجعه قبل الاعتماد، فهو القسم الوحيد في النص الذي يغيّر ما سيُفوتر.

في صفقتك المقبلة، لا تفتح عقدًا قديمًا. أكّد الطلب، واضغط «إنشاء عقد»، ثم أضف الشروط القانونية فقط، وقارن الوقت الذي استغرقه ذلك بالمرة السابقة.

اقرأ خطوات تحويل العرض إلى عقد في دليل الاستخدام