كيف أمنع خروج بضاعة منتهية الصلاحية من مخزني؟
| Intagya ERP
تمنع خروج البضاعة المنتهية حين يعرف النظام تاريخ انتهاء كل تشغيلة، لا حين يتذكره أمين المخزن. في Intagya ERP تشغّل «تاريخ الانتهاء» في المنتج، فتُسجَّل كل تشغيلة بتاريخها، وتُصرف الأقرب انتهاءً أولًا، ويتوقف أي تسليم فيه تشغيلة منتهية برسالة واضحة، ويصلك تنبيه كل صباح بما ينتهي خلال 30 يومًا.
موزع ألبان يستلم مكالمة من سوبر ماركت: كرتونة حليب وصلت أمس وتاريخها انتهى قبل يومين. المندوب يقسم إنه أخذ من الرف الأمامي كما طُلب منه.
وهو صادق. المشكلة أن الرف الأمامي كان فيه تشغيلتان، ولم يكن على الورقة إلا اسم الصنف.
لماذا تخرج بضاعة منتهية مع أن الموظفين حريصون؟
لأن التاريخ مكتوب على العلبة، لا في النظام. فإن لم يقرأه أحد في لحظة التجهيز، فلن يعرفه أحد بعدها.
وفي المخزن المزدحم لا يقرأ أحد التاريخ على كل كرتونة. يأخذ الأقرب إلى يده. ولذلك لا يكفي أن تطلب من الفريق الانتباه؛ يجب أن يكون التاريخ جزءًا من الحركة نفسها.
ما الفرق بين الصنف والتشغيلة في المخزون؟
الصنف هو «حليب كامل الدسم 1 لتر». التشغيلة هي دفعة واحدة منه وصلت معًا ولها تاريخ انتهاء واحد. قد يكون عندك من الصنف نفسه ثلاث تشغيلات: واحدة تنتهي بعد يومين، وأخرى بعد أسبوعين، وثالثة بعد شهر.
ما دام النظام يعرف الصنف فقط، فهو لا يستطيع أن يفرّق بينها. حين يعرف التشغيلات، يعرف أي كرتونة يجب أن تخرج أولًا.
كيف أسجل تاريخ الانتهاء في النظام؟
مرة واحدة لكل منتج، ثم مع كل استلام.
- افتح المنتج، وفي «تفاصيل أكثر» ثم تبويب «المخزون» فعّل «تاريخ الانتهاء». يشغّل النظام معه التتبع بالتشغيلات وحده.
- عند استلام الشحنة اكتب لكل تشغيلة رقمها وتاريخ انتهائها.
- من الآن يصرف النظام التشغيلة الأقرب انتهاءً أولًا، لأن فئة المنتج تأخذ طريقة الصرف هذه إن لم تكن لها طريقة أخرى.
ابدأ بالأصناف التي تخسر فيها أكثر عند الانتهاء: الألبان واللحوم والأدوية. لا تشغّل التواريخ على المنظفات والبلاستيك في اليوم الأول.
ماذا يحدث لو حاول أحد تسليم تشغيلة منتهية؟
يتوقف التسليم. حين يضغط أمين المخزن «تصديق» على أمر تسليم فيه تشغيلة انتهى تاريخها، تظهر رسالة تذكر رقم التسليم والتشغيلة، وتطلب استبدالها بتشغيلة صالحة أو إتلافها.
هذا أفضل من تقرير في آخر الشهر يخبرك بما خرج خطأ. المنع في لحظة الخروج يحمي العميل ويحمي اسمك.
وإن كان عندك سبب حقيقي لتسليم بضاعة منتهية، مثل إرجاعها إلى المورد، فهناك خيار في الإعدادات يسمح بذلك، وهو مغلق من البداية. ونرى أن يبقى مغلقًا عند أغلب الشركات.
كيف أعرف ما سينتهي قبل أن ينتهي؟
كل صباح يصل لمسؤولي المخزون نشاط واحد لكل صنف، فيه كل تشغيلة تنتهي خلال 30 يومًا بتاريخها وكميتها. والعدد يتغير من إعدادات المخزون، فالصيدلية قد تريد 90 يومًا والمخبز سبعة أيام.
وتظهر الدفعات القريبة من الانتهاء أيضًا في «يحتاج منك» في صفحة نظرة عامة على المخزون، بجانب التحويلات المتأخرة والجرد.
ماذا أفعل بالتشغيلات التي اقترب انتهاؤها؟
شهر قبل الانتهاء وقت كافٍ لتتصرف. انقلها إلى الفرع الذي يبيع أسرع، أو اعرضها بسعر أقل لمدة محددة، أو اسأل المورد عن الإرجاع. وما انتهى فعلًا سجّل إتلافه بسببه، حتى تبقى الكمية والقيمة صحيحتين وتعرف كم تخسر كل شهر.
وفي Intagya ERP التواريخ والتنبيه ومنع التسليم تعمل في نظام المخزون نفسه الذي يُصدر الفواتير، فلا تحتاج جدولًا جانبيًا للصلاحية.
غدًا صباحًا اختر خمسة أصناف تنتهي صلاحيتها بسرعة، وشغّل لها «تاريخ الانتهاء»، وسجّل تواريخ ما في المخزن الآن. بعد أسبوع سترى أول تنبيه، وستعرف كم كان يفوتك.
اقرأ خطوات تواريخ الصلاحية في الدليل
أسئلة شائعة
هل يجب أن أسجل تشغيلات لكل المنتجات؟
لا. شغّل «تاريخ الانتهاء» فقط للمنتجات التي لها صلاحية، والباقي يبقى كما هو بلا تشغيلات.
هل يمكن تسليم بضاعة منتهية عند الحاجة؟
نعم، بخيار في إعدادات المخزون مغلق من البداية. حين تشغّله لا يتوقف التسليم عند التشغيلة المنتهية.
كم يومًا قبل الانتهاء يصل التنبيه؟
30 يومًا من البداية، وتغيّر العدد من إعدادات المخزون في قسم «تواريخ الصلاحية».
هل هذا نشاطك؟
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا