ما هي دفاتر اليومية ومتى أحتاج إلى دفتر جديد؟
| Intagya ERP
دفتر اليومية هو المكان الذي تُسجل فيه الحركات المالية من نوع واحد: المبيعات في دفتر، والمشتريات في دفتر، وكل حساب بنكي وكل خزينة في دفتر خاص. تحتاج إلى دفتر جديد عندما تفتح حسابًا بنكيًا أو خزينة جديدة، أو تريد فصل فواتير فرع. في Intagya ERP تضيفه من «دفاتر اليومية» بنافذة بسيطة، ويُنشأ حساب البنك أو الخزينة تلقائيًا.
فتحت شركة صغيرة حسابًا ثانيًا في بنك آخر لتستقبل عليه تحويلات العملاء. المحاسبة سجلت حركاته في دفتر البنك الأول، لأنه «بنك أيضًا». في آخر الشهر لم يطابق رصيد أي من الحسابين كشفه، وضاع يومان في فصل الحركات.
الخطأ لم يكن في الأرقام. كان في المكان الذي سُجلت فيه.
ما هو دفتر اليومية بلغة بسيطة؟
دفتر اليومية سجل تُكتب فيه الحركات المالية من نوع واحد بالترتيب. كل فاتورة بيع تذهب إلى دفتر المبيعات، وكل فاتورة مورد إلى دفتر المشتريات، وكل حركة على حساب بنكي إلى دفتر ذلك البنك. ولكل دفتر رمز مختصر يظهر في أرقام قيوده، مثل INV للمبيعات، فتعرف من رقم القيد وحده من أين جاء.
ما الدفاتر الموجودة في شركتي من البداية؟
في Intagya ERP تفتح المحاسبة ثم «دفاتر اليومية» من قائمة المحاسبة، فترى كل دفتر في بطاقة، مجمّعة حسب الاستخدام:
- البيع والشراء: المبيعات والمشتريات، وعليهما «تلقائي» لأنهما يمتلئان وحدهما عند إصدار الفواتير.
- البنوك والخزائن: دفتر لكل حساب بنكي ولكل خزينة، وفي بطاقة البنك عدد الحركات التي تنتظر التسوية.
- القيود العامة: ما يكتبه المحاسب بيده، مثل قيود الافتتاح والتسويات اليدوية.
في كل بطاقة سطر يقول ما يسجله الدفتر، والحساب الافتراضي، ومتى كان آخر قيد. فإذا رأيت دفترًا آخر قيد فيه من شهور، فهذه معلومة تستحق سؤالًا.
متى أحتاج إلى دفتر يومية جديد؟
القاعدة سهلة: دفتر جديد لكل مكان حقيقي جديد يدخل منه المال أو يخرج.
- فتحت حسابًا بنكيًا جديدًا: دفتر بنك جديد.
- أصبح عندك خزينة نقدية في فرع: دفتر خزينة جديد.
- تريد فواتير فرع بترقيم منفصل: دفتر مبيعات منفصل.
- عندك نوع متكرر من القيود اليدوية وتريده منفصلًا: دفتر قيود متنوعة.
ومتى لا أحتاج إلى دفتر جديد؟
رأيي واضح هنا: لا تنشئ دفترًا لكل عميل، ولا لكل شهر، ولا لكل موظف. هذه تفاصيل مكانها الشريك والتاريخ والبيان. كثرة الدفاتر تجعل التقارير أصعب، ولا تضيف معلومة لا تجدها بالبحث.
كيف أضيف بنكًا جديدًا في Intagya ERP؟
- اضغط «دفتر يومية جديد» أعلى الصفحة.
- اختر النوع أولًا: بنك، أو خزينة، أو مبيعات، أو مشتريات، أو قيود متنوعة.
- اكتب اسم الدفتر، مثل اسم البنك. يقترح النظام الرمز المختصر وحده، مثل BNK2، ويمكنك تغييره.
- للبنك اكتب رقم الحساب البنكي إن أردت.
- اضغط «حفظ الدفتر».
لا تحتاج أن تفتح شجرة الحسابات وتنشئ حسابًا للبنك بنفسك. البنك أو الخزينة يحصل على حساب خاص به في الشجرة تلقائيًا. الإضافة والتعديل لمديري الحسابات.
اجعل اسم دفتر البنك هو اسم البنك نفسه. عندما تفتح شاشة التسويات بعد شهر، ستعرف أي كشف تطابق دون تفكير.
ماذا لو أغلقت حسابًا بنكيًا؟
لا تحذف الدفتر. اضغط «تعديل» في بطاقته وأطفئ مفتاح «مفعّل». الدفتر الموقوف يبقى بقيوده كلها، ولا يظهر في القوائم. في النافذة نفسها تعدل الاسم والرمز المختصر ورقم الحساب البنكي، وإذا احتجت إعدادًا آخر فرابط «إعدادات متقدمة» يفتح النموذج الكامل.
ما هذه الدفاتر المطوية في أسفل الصفحة؟
هي «دفاتر يستخدمها النظام»: تقييم المخزون، وفروق العملة، وضريبة الأساس النقدي، وعقود الإيجار. يملؤها النظام وحده من عملياته، ولا تحتاج إلى تعديل. وُضعت مطوية حتى لا تشغلك عن الدفاتر التي تعمل عليها كل يوم.
خطوة الغد: افتح «دفاتر اليومية» وقارن قسم البنوك والخزائن بحساباتك البنكية الحقيقية. إذا كان عندك حساب بلا دفتر، فأنت تعرف الآن لماذا لا يطابق رصيدك الكشف.
اقرأ خطوات دفاتر اليومية في دليل الاستخدام
أسئلة شائعة
هل أحتاج إلى إنشاء حساب في شجرة الحسابات قبل إضافة بنك؟
لا. عند إضافة دفتر بنك أو خزينة يحصل على حساب خاص به في شجرة الحسابات تلقائيًا.
ماذا يعني «تلقائي» على دفتر المبيعات؟
يعني أن الدفتر يمتلئ وحده عند إصدار الفواتير، فلا تكتب فيه قيودًا بيدك.
هل أستطيع حذف دفتر لم أعد أستخدمه؟
الأفضل أن توقفه بمفتاح «مفعّل» في نافذة التعديل: يبقى بقيوده كلها ولا يظهر في القوائم.
من يستطيع إضافة دفتر أو تعديله؟
مديرو الحسابات.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا