كيف أطابق كشف البنك مع الفواتير في دقائق بدل يوم كامل؟
| Intagya ERP
في Intagya ERP تفتح «التسويات» من المحاسبة، فتظهر حركات البنك التي تنتظر التسوية. تختار حركة فيقترح النظام الفواتير والدفعات المفتوحة للعميل نفسه، الأقرب للمبلغ أولًا، وإذا وُجدت فاتورة بنفس المبلغ بالضبط يختارها وحده. تضغط «تسوية» فتصبح الفاتورة مدفوعة، وزر «تسوية كل المطابق» ينهي الحركات المتطابقة كلها مرة واحدة.
آخر يوم في الشهر. المدير يسأل: «كم حصّلنا فعلًا؟». المحاسبة تقول: «لحظة، لم أنته من مطابقة البنك». أمامها كشف فيه ستون حركة، وفي النظام مئة فاتورة، وبينهما عمل يدوي طويل: هذا التحويل لأي فاتورة؟ وهذا الإيداع النقدي من أين جاء؟
المشكلة ليست في المحاسبة. المشكلة أن المطابقة اليدوية بطيئة بطبيعتها، وأي خطأ فيها يظهر لاحقًا في رصيد عميل أو في تقرير لا يصدقه أحد.
ما معنى مطابقة كشف البنك مع الفواتير أصلًا؟
مطابقة البنك تعني أن تربط كل حركة في كشف حسابك البنكي بما يقابلها في دفاترك: تحويل من عميل يقابله فاتورة، ودفعة لمورد تقابلها فاتورة مورد، ورسوم البنك تقابلها مصروفات. عندما تنتهي المطابقة يكون رصيد البنك في الدفاتر هو نفسه رصيد البنك في الكشف، وتكون الفواتير المدفوعة مدفوعة فعلًا.
إذا لم تطابق، فأنت تدير الشركة بأرقام تقريبية. فاتورة دُفعت ما زالت تظهر متأخرة، فيتصل موظف التحصيل بعميل سدد منذ أسبوع. هذا موقف محرج، ويتكرر.
لماذا تأخذ المطابقة يومًا كاملًا عند أغلب الشركات؟
لأنها تتم بالعين. المحاسب يقرأ اسم المحول في الكشف، ثم يبحث عنه في قائمة العملاء، ثم يفتح فواتيره ويقارن المبالغ. ومع كل عميل يدفع على دفعات، أو يدفع فاتورتين بتحويل واحد، يتضاعف الوقت.
وهناك سبب آخر أقل وضوحًا: بعض الأنظمة تتيح لك أن تضع علامة «مُسوّى» على حركة البنك دون أن تُغلق الفاتورة فعلًا. فيبدو الكشف نظيفًا، بينما تبقى الفاتورة مفتوحة والمبلغ معلقًا في حساب وسيط. هذا أسوأ من عدم المطابقة، لأنه يعطيك ثقة في رقم خاطئ.
كيف أطابق حركة بنك مع فاتورة في Intagya ERP؟
تفتح المحاسبة ثم «التسويات». في جانب الشاشة قائمة الحركات التي تنتظر التسوية، وتختار أي حركة منها.
- تظهر بيانات الحركة: المبلغ والتاريخ والمرجع والشريك.
- تحتها الفواتير والدفعات المفتوحة للشريك نفسه، مرتبة من الأقرب للمبلغ إلى الأبعد، ومع كل فاتورة كم يومًا مضى على استحقاقها.
- إذا وُجدت فاتورة واحدة بنفس المبلغ بالضبط، تجدها مختارة وعليها «المبلغ مطابق».
- تراجع الملخص: مبلغ الحركة، والمختار، والفرق.
- تضغط «تسوية»، فتصبح الفاتورة مدفوعة وتنتقل الحركة إلى ما تمت تسويته.
وإذا لم يكتب البنك اسم العميل في الحركة، ابحث برقم الفاتورة أو اسم العميل أو المبلغ نفسه.
ماذا لو دفع العميل فاتورتين بتحويل واحد أو دفع جزءًا فقط؟
اختر الفاتورتين معًا، والملخص يجمعهما ويقارنهما بالتحويل. إذا كان التحويل أقل من الفاتورة، تُدفع جزئيًا ويبقى الباقي مفتوحًا على العميل كما هو في الواقع.
أما إذا خصم البنك رسومًا، فوصلك أقل من الفاتورة بمبلغ صغير، ففعّل «قيد فرق» واختر حساب الرسوم واكتب البيان. تُغلق الفاتورة بالكامل، ويُسجل الفرق مصروفًا في مكانه الصحيح. وإذا كان التحويل أكبر من الفواتير المختارة، لن يسكت النظام: يطلب منك أن تختار فواتير أخرى أو حساب فرق، بدل أن يترك المبلغ معلقًا.
ابدأ كل يوم بزر «تسوية كل المطابق». في أغلب الأيام ينهي نصف الحركات قبل أن تفكر في أي واحدة منها.
هل يمكن تسوية كل الحركات المتطابقة مرة واحدة؟
نعم، وهذا ما يوفر أكثر الوقت. عندما تكون هناك حركات لها فاتورة واحدة بنفس الشريك ونفس المبلغ بالضبط، يظهر فوق القائمة زر «تسوية كل المطابق» ومعه عددها. يفتح نافذة فيها كل حركة بجانب فاتورتها، تراجعها وتزيل ما لا تريده، ثم تسويها كلها بضغطة.
رأيي هنا واضح: لا نريد نظامًا يخمن. لذلك لا تظهر في هذه النافذة حركة مبلغها قريب وليس مطابقًا، ولا حركة لها فاتورتان بالمبلغ نفسه. هذه تبقى في القائمة لتراها بعينك، لأن قرارها يحتاج إنسانًا.
وإذا أخطأت في التسوية؟
زر «فك التسوية» يعيد الحركة إلى قائمة الانتظار والفاتورة إلى غير مدفوعة، دون أن تفتح قيودًا أو تكتب قيدًا عكسيًا بيدك. المهم أن كل تسوية في هذه الشاشة تسجل قيدًا حقيقيًا، فتظهر في رصيد العميل وأعمار الديون والتقارير فورًا، وفكها يعيد كل ذلك كما كان.
ما الذي تكسبه الشركة من المطابقة اليومية؟
- رصيد بنك في الدفاتر يطابق الكشف، فتعرف كم معك من نقد اليوم.
- موظف التحصيل لا يتصل بعميل دفع.
- إقفال الشهر يصبح مراجعة سريعة، لا مطاردة لحركات عمرها ثلاثة أسابيع.
جرّب غدًا صباحًا: استورد كشف الأمس، واضغط «تسوية كل المطابق»، ثم سوِّ ما تبقى واحدة واحدة. إذا أخذ ذلك أكثر من ربع ساعة لشركة متوسطة، فغالبًا هناك فواتير لم تُسجل بعد، وهذه معلومة مفيدة بحد ذاتها.
اقرأ خطوات التسويات في دليل الاستخدام
أسئلة شائعة
هل يغلق زر التسوية الفاتورة فعلًا أم يضع علامة فقط؟
يغلقها فعلًا. التسوية تسجل قيدًا حقيقيًا، فتصبح الفاتورة مدفوعة ويخرج المبلغ من حساب الانتظار، وتظهر في رصيد العميل والتقارير مباشرة.
هل أستطيع تسوية حركة بنك مع أكثر من فاتورة؟
نعم. اختر الفواتير كلها، ويعرض الملخص مجموعها والفرق بينه وبين مبلغ الحركة قبل أن تضغط «تسوية».
ماذا يحدث للحركة التي لا تطابق أي فاتورة بالضبط؟
لا تظهر في «تسوية كل المطابق». تبقى في القائمة لتختار لها الفاتورة بنفسك، أو تسجل الفرق في حساب تختاره.
هل تعمل الشاشة مع الحسابات البنكية بعملة أجنبية؟
الشاشة تعمل بعملة الشركة. الحركة بعملة أجنبية تُسجل دفعتها من الفاتورة نفسها، والنظام يخبرك بذلك برسالة واضحة.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا