كيف أحدد ما يراه كل موظف في نظام شركتي؟
| Intagya ERP
تحدد ما يراه كل موظف من إعدادات المستخدمين: لكل مستخدم تختار التطبيقات التي يدخلها ومستواه في كل تطبيق، مستخدم عادي أو مدير مثلًا. في المبيعات يمكن أن يرى المندوب عملاءه ومستنداته فقط. ومن يغادر الشركة تؤرشف حسابه فيتوقف دخوله ويبقى تاريخ عمله كما هو.
شركة توزيع صغيرة أعطت كل موظفيها حساب المدير في البرنامج القديم، لأن ذلك «أسهل». بعد سنة غادر مندوب مبيعات إلى منافس. في أسبوعه الأخير صدّر قائمة العملاء كاملة بأسعارهم الخاصة، ولم يكن هناك ما يمنعه.
لماذا لا أعطي الجميع صلاحية كاملة وأرتاح؟
لأن الراحة اليوم تكلفك غدًا. الصلاحية الكاملة تعني أن أي خطأ، أو أي نية سيئة، يصل إلى كل شيء: الأسعار، والرواتب، والأرباح، وبيانات العملاء.
وهناك سبب أبسط: الموظف الذي يرى عشرين تطبيقًا لا يحتاج منها إلا اثنين يضيع بينها. تقليل ما يراه يجعل عمله أسرع.
كيف أعطي كل موظف التطبيقات التي يحتاجها فقط؟
من الإعدادات ثم المستخدمين، تفتح حساب الموظف وترى قائمة بالتطبيقات المثبتة. لكل تطبيق تختار مستواه: بلا صلاحية، أو مستخدم، أو مدير. التطبيق الذي لا صلاحية له فيه لا يظهر له أصلًا.
مثال افتراضي لشركة فيها ثمانية موظفين:
- أمين المخزن: المخزون كمستخدم، ولا شيء في المحاسبة.
- المحاسبة: الفواتير والمحاسبة، ومشاهدة المبيعات.
- مندوبو المبيعات: المبيعات وإدارة العملاء، كل واحد على عملائه.
- مدير المبيعات: المبيعات كمدير يرى الفريق كله.
- صاحب الشركة: كل شيء.
هل يمكن أن يرى مندوب المبيعات عملاءه فقط؟
نعم. في تطبيق المبيعات مستوى يسمح للمستخدم برؤية مستنداته فقط: عروض الأسعار والطلبات والفرص المسندة إليه. مدير المبيعات يأخذ مستوى أعلى يرى به كل الفريق.
رأيي أن تبدأ بهذا لكل مندوب جديد. توسيع الصلاحية لاحقًا سهل، أما سحبها بعد أن اعتاد الموظف عليها فيُفهم على أنه اتهام.
قبل أن تعطي أي صلاحية، اسأل: ماذا يحدث لو أخطأ هذا الموظف في هذه الشاشة؟ إن كان الجواب مكلفًا، فلا يحتاجها.
كيف أعرف من غيّر سعرًا أو حذف شيئًا؟
أغلب المستندات المهمة، مثل العملاء والطلبات والفواتير، تحتفظ أسفلها بسجل يوضح من غيّر الحقول المهمة ومتى، بجانب الرسائل والملاحظات. حين يسألك عميل لماذا تغير سعره، تفتح الطلب وترى.
وهذا سبب آخر لتعطي كل موظف حسابه الخاص. الحساب المشترك بين ثلاثة أشخاص يجعل السجل بلا قيمة، لأنك لن تعرف من منهم فعل ماذا.
عندي أكثر من فرع: هل يرى كل فرع بياناته فقط؟
إذا أعددت الفروع كشركات داخل النظام، تحدد لكل مستخدم الشركات المسموح له بها. موظف الفرع الأول يعمل على فرعه، والإدارة ترى الفروع كلها وتنتقل بينها.
ماذا أفعل حين يغادر موظف الشركة؟
أرشف حسابه في يومه الأخير، لا بعد شهر. الحساب المؤرشف لا يستطيع الدخول، لكن كل ما فعله يبقى باسمه: الطلبات، والفواتير، والملاحظات.
- أعد توزيع عملائه وفرصه المفتوحة على زميل.
- أرشف حسابه في النظام.
- غيّر كلمات مرور الحسابات المشتركة التي كان يعرفها، مثل صفحات التواصل والبريد العام.
الخطوة الثالثة هي التي ينساها الجميع. ولهذا لا تجعل كلمات المرور في محادثات أو دفاتر.
كيف يساعدني Intagya ERP على ضبط الصلاحيات؟
في Intagya ERP لكل موظف حسابه، ولكل حساب تطبيقاته ومستواه في كل تطبيق، مع تقييد المبيعات على مستندات المندوب، وتحديد الفروع المسموح بها. ولوحات الأرقام أعلى القوائم تُحسب بصلاحيات المستخدم نفسه، فلا يرى فيها رقمًا لا يحق له. ويحفظ مدير كلمات المرور حسابات الشركة ويشاركها مع من يحتاجها فقط.
خصص نصف ساعة هذا الأسبوع: افتح قائمة المستخدمين، وانظر من لديه صلاحية مدير. إن وجدت أكثر من شخصين أو ثلاثة، فابدأ من هناك.
اقرأ: أين أحفظ كلمات مرور الشركة بأمان؟
أسئلة شائعة
هل يمكن أن يرى المحاسب المبيعات دون أن يعدلها؟
يمكن إعطاؤه مستوى في تطبيق المبيعات يناسب عمله، وتبقى صلاحية التعديل الكاملة لفريق المبيعات ومديره.
هل أحذف حساب الموظف الذي غادر؟
لا. أرشفه، فيتوقف دخوله ويبقى كل ما سجله باسمه في الطلبات والفواتير.
هل يمكن تغيير الصلاحيات لاحقًا؟
نعم، في أي وقت من إعدادات المستخدم، ويسري التغيير على دخوله التالي.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا