أين أحفظ كلمات مرور حسابات الشركة بأمان؟
| Intagya ERP
احفظها في مدير كلمات مرور داخل نظام الشركة نفسه، لا في دفتر ولا في محادثة ولا في ملف Excel. في Intagya ERP تُحفظ كلمات المرور في مكان واحد، وتحدد أنت من يرى كل حساب حسب المستخدم أو المجموعة. الموظف ينسخ ما يحتاجه من البطاقة، ولا تنتقل كلمة المرور من هاتف إلى هاتف.
لماذا يُعد حفظ كلمات المرور في الدفاتر والمحادثات خطرًا؟
تخيل هذا المشهد: المحاسب في إجازة، والبنك يطلب تأكيد تحويل اليوم، ولا أحد غيره يعرف كلمة مرور البوابة. يبحث المدير في مجموعة المحادثة عن رسالة قديمة أرسلها المحاسب قبل سنة. يجدها. ويجدها معه كل من في المجموعة أيضًا.
هذه هي المشكلة. كلمة المرور التي تُرسل في محادثة تخرج من يدك ولا تعود. تبقى في هاتف الموظف بعد أن يترك العمل، ولا تعرف من فتح الحساب ومتى. أغلب المشكلات التي رأيتها في الشركات الصغيرة لم تبدأ باختراق ذكي، بل بكلمة مرور منسية في مكان مكشوف.
ما الحسابات التي تحتاج شركتي إلى حمايتها؟
أي حساب يكلفك مالًا أو يوقف العمل إذا ضاع. اجلس عشر دقائق واكتب القائمة، وستفاجأ بطولها:
- بوابة البنك والبنك الإلكتروني
- البريد الرسمي للشركة
- بوابة الضرائب والتأمينات
- حسابات الإعلانات وصفحات فيسبوك وإنستغرام
- لوحة استضافة الموقع واسم النطاق
- حسابات الموردين وشركات الشحن
- واي فاي المكتب وجهاز البصمة
كيف يحفظ Intagya ERP كلمات مرور الشركة؟
كل حساب له بطاقة داخل النظام فيها اسم الحساب واسم المستخدم وكلمة المرور، ويمكنك إضافة وسوم للترتيب والبحث. الموظف لا يسأل زميله في المحادثة. يفتح البطاقة ويضغط زر النسخ، وينتهي الأمر.
هل يرى كل موظف كل كلمات المرور؟
لا، وهذا أهم ما في الأمر. أنت تحدد من يصل إلى كل حساب حسب المستخدم أو المجموعة. المحاسب يرى البنك والضرائب، وفريق التسويق يرى حسابات الإعلانات. موظف المخزن لا يحتاج أيًا منهما، فلا يراهما.
ماذا أفعل عندما يترك موظف الشركة؟
أوقف مستخدمه في النظام في اليوم نفسه، فيفقد الوصول إلى كلمات المرور المحفوظة. بعدها راجع الحسابات التي كانت مشتركة معه وغيّر كلماتها. الفرق أنك تعرف هذه الحسابات من النظام مباشرة، ولا تحتاج إلى أن تتذكر ماذا أرسلت له قبل ثلاث سنوات.
ماذا عن كلمات المرور التي يحتاجها الجميع، مثل واي فاي المكتب؟
ضعها في مجموعة يراها كل الموظفين، وانتهى الأمر. ليس كل حساب سرًا كبيرًا، ولا داعي لأن تعامل كلمة مرور الواي فاي مثل بوابة البنك.
الخطأ الذي أراه كثيرًا هو العكس: شركة تضع كل الحسابات في مجموعة واحدة مفتوحة للجميع حتى «لا يتعطل أحد». هذا يعيدك إلى مشكلة المحادثة نفسها، لكن بشكل أكثر ترتيبًا. قسّم الحسابات إلى ثلاث درجات بسيطة: ما يراه الجميع، وما يراه قسم واحد، وما لا يراه إلا أنت ومن تختاره. وإذا لم تعرف أين تضع حسابًا، فضعه في الدرجة الأضيق، ووسّعها لاحقًا عند الحاجة.
وتذكر أن مدير كلمات المرور لا يحمي حسابًا كلمته ضعيفة. «123456» محفوظة بترتيب تبقى «123456». استغل لحظة إدخال الحسابات لتغيير الكلمات القديمة الضعيفة.
الترتيب وحده لا يكفي. غيّر كلمة مرور البنك والبريد الرسمي كلما غادر موظف كان يستخدمهما، حتى لو كنت تثق به.
هل يستحق الأمر هذا الجهد في شركة صغيرة؟
نعم، والشركة الصغيرة أحق به، لأن الحساب الواحد فيها غالبًا مع شخص واحد. مثال: شركة فيها 10 موظفين تتوقف حملتها الإعلانية يومين لأن كلمة مرور حساب الإعلانات مع موظف مسافر. الحل هنا ليس برنامجًا معقدًا، بل بطاقة محفوظة ومشاركة مع فريق التسويق.
ابدأ غدًا صباحًا بأهم خمسة حسابات: البنك، والبريد، والضرائب، والإعلانات، والاستضافة. أدخلها في مدير كلمات المرور داخل Intagya ERP، ثم احذف الرسائل القديمة التي فيها هذه الكلمات.
جرّب Intagya ERP مجانًا لمدة 14 يومًا
أسئلة شائعة
هل مدير كلمات المرور برنامج منفصل أحتاج إلى تثبيته؟
لا، هو جزء من Intagya ERP ويعمل من المتصفح مثل باقي التطبيقات.
هل أستطيع ترتيب كلمات المرور حسب القسم؟
نعم، بالوسوم والمجموعات، وتعطي كل مجموعة ما يخصها فقط.
هل يغني هذا عن تغيير كلمات المرور؟
لا. الحفظ المنظم يسهل التغيير لكنه لا يغني عنه، خاصة عند مغادرة أي موظف.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا