كيف تتوقف شركة الاستضافة والدومين عن ملاحقة التجديدات يدويًا؟
| Intagya ERP
اجعل كل خدمة اشتراكًا مستقلًا له نوع وباقة ومدة وموعد تجديد. في Intagya ERP تصدر الفاتورة وتُرسل قبل الموعد بالأيام التي تحددها لكل مدة، ثم يصل التذكير إن لم تُسدد، وترى في قائمة واحدة ما يتجدد وما تأخر وما توقف، دون ملف جانبي.
اتصل عميل غاضب صباح الأحد: موقع شركته لا يفتح. بعد نصف ساعة اكتشف الموظف أن الدومين انتهى منذ يومين، وأن تاريخ التجديد مكتوب في ملف Excel يفتحه شخص واحد كان في إجازة. لم يخطئ أحد في العمل الفني. أخطأ الملف.
هذا المشهد مألوف في كل شركة تبيع خدمات متكررة. العمل نفسه سهل، والصعب هو تذكر مئة موعد مختلف في الوقت المناسب.
لماذا لا يكفي ملف Excel لمتابعة التجديدات؟
لأن الملف لا يفعل شيئًا. هو يحفظ التاريخ فقط، وينتظر أن يفتحه أحد وينتبه.
ومع الوقت تتراكم المشكلات الصغيرة: عميل غيّر باقته ولم يُعدَّل السطر، وفاتورة صدرت مرتين، وأخرى لم تصدر أبدًا لأن من يتذكرها غادر الشركة. هذه خسارة لا تظهر في أي تقرير، لأن ما لم يُفوتر لا يراه أحد.
كيف أرتب الخدمات المختلفة لعميل واحد؟
اجعل لكل خدمة اشتراكًا مستقلًا. العميل الواحد قد يملك دومينًا سنويًا واستضافة ربع سنوية ودعمًا شهريًا، ولكل منها موعد وسعر وفاتورة.
في تطبيق الاشتراكات تبدأ بالأنواع: دومين، واستضافة، ومسك الدفاتر، ودعم فني، وصيانة، ويمكنك إضافة أنواعك. ويحمل كل نوع حقله الخاص، فيسجل الدومين اسمه، وتسجل الاستضافة موقعها.
هكذا يصبح سؤال «ماذا يتجدد هذا الشهر؟» نقرة على فلتر، لا بحثًا في ملف.
كيف أحدد سعرًا مختلفًا لكل مدة؟
الباقة هي المكان الواحد للأسعار. تكتب فيها سعر الشهري والربع سنوي والسنوي، وتوقف المدة التي لا تبيعها. الدومين مثلًا لا يباع إلا سنويًا، فتبقى له مدة واحدة.
وإذا غيّرت السعر، طُبّق من الدورة القادمة. الفواتير السابقة لا تتغير، وهذا ما تريده تمامًا عند مراجعة حسابات العام.
متى ترسل الفاتورة قبل التجديد؟
يختلف الأمر حسب الخدمة. فاتورة شهرية صغيرة تكفيها سبعة أيام، أما التجديد السنوي فيحتاج غالبًا إلى شهر، لأن الشركات الكبيرة تمرر الدفع على أكثر من شخص.
لذلك تحدد الأيام لكل مدة على حدة. وإن أردت مراجعة الفاتورة قبل خروجها، أوقف الإرسال التلقائي في الباقة، فتنشأ مسودة ينتظر المحاسب مراجعتها.
ماذا يحدث إذا لم يسدد العميل؟
يصله تذكير قبل الاستحقاق، ثم تذكير آخر بعد الموعد بالأيام التي تحددها، ويصل موظف المتابعة نشاط يخبره بأن الفاتورة تأخرت. ويظهر الاشتراك في القائمة بحالة متأخر، وفي نظرة عامة ضمن ما يحتاج إلى متابعة.
النظام لا يوقف الخدمة من تلقاء نفسه. قرار الإيقاف يبقى لك، لأن عميلًا تأخر أسبوعًا قد يكون أفضل عملائك.
كيف تبدو المواعيد لعميل عنده ثلاث خدمات؟
خذ مثالًا افتراضيًا: عميل واحد عنده دومين سنوي يتجدد في 1 يونيو، واستضافة ربع سنوية تتجدد في 15 يونيو، ودعم شهري يتجدد في 10 يونيو. وحددت أنت 30 يومًا للسنوي، و14 للربع سنوي، و7 للشهري.
- فاتورة الدومين تخرج في 2 مايو.
- فاتورة الاستضافة تخرج في 1 يونيو.
- فاتورة الدعم تخرج في 3 يونيو.
ثلاث فواتير منفصلة بثلاثة مواعيد، لكل منها استحقاقها. لا يجمعها التطبيق في فاتورة واحدة، فإذا كان عميلك يفضل فاتورة مجمعة كل شهر فهذا ليس المسار المناسب له اليوم.
كيف أنقل عميلًا يعمل معي منذ سنوات؟
اجعل تاريخ البدء هو موعد تجديده القادم، لا تاريخ تعاقده القديم. فالتطبيق يبني الدورات من هذا التاريخ، وإذا أدخلت تاريخًا قديمًا فسيرى دورات فائتة ويصدر فاتورة لكل واحدة منها، فاتورة في كل تشغيل يومي، حتى يصل إلى اليوم.
هذا أكثر خطأ أتوقعه عند الانتقال، فراجع أول خمسة اشتراكات بنفسك قبل إدخال الباقي.
ماذا لا يفعله تطبيق الاشتراكات؟
لا يجدد الدومين عند شركة التسجيل، ولا يوقف الموقع على الخادم. هو يتولى الجانب المالي: الموعد، والفاتورة، والتذكير، والمتابعة. أما التجديد الفني فيبقى على فريقك.
والسعر يأتي من الباقة والمدة لكل العملاء، فلا يوجد سعر خاص لعميل واحد داخل الباقة نفسها. إذا كان لديك عميل بسعر متفق عليه، فأنشئ له باقة مستقلة.
لا تنقل كل عملائك في يوم واحد. ابدأ بنوع واحد، وليكن الدومين لأن خطأه أغلى، وراجع مواعيده مع الفواتير، ثم انتقل إلى الباقي.
افتح تطبيق الاشتراكات، وأنشئ باقة واحدة بأسعارها، وأضف أول خمسة عملاء. ستعرف خلال أسبوع هل ترك الملف القديم أمر يستحق.
اقرأ دليل الاشتراكات خطوة بخطوة
أسئلة شائعة
هل أستطيع وضع دومين واستضافة لعميل واحد؟
نعم، لكل خدمة اشتراكها وموعدها، وتصدر لكل اشتراك فاتورته.
هل يوقف النظام الخدمة عند التأخر؟
لا. يرسل التذكيرات وينبه موظف المتابعة، ويبقى قرار الإيقاف لك.
هل أستطيع إضافة نوع غير موجود؟
نعم، يضيف مدير الاشتراكات أنواعه من شاشة الباقات والأسعار، ويحدد الحقل الذي يسجله كل نوع.
ماذا لو لم يكن للعميل بريد إلكتروني؟
تصدر الفاتورة كالمعتاد، ويصل المسؤول نشاط يطلب إضافة البريد لأنها لم تُرسل.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا