كيف أرسل الفاتورة للعميل قبل موعدها تلقائيًا؟
| Intagya ERP
في باقة الاشتراك تحدد عدد الأيام قبل الموعد لكل مدة. كل يوم يفحص النظام الاشتراكات، فإذا حان الموعد أصدر فاتورة عميل عادية في المالية، وأرسلها بالبريد مع ملف PDF ورابط السداد. تاريخ الفاتورة يوم إصدارها، وتاريخ الاستحقاق هو موعد التجديد.
في آخر الشهر تجلس المحاسبة أمام قائمة العملاء الشهريين، تفتح الفاتورة السابقة، تنسخها، تغير التاريخ، ترسلها. أربعون مرة. وفي المرة الثامنة والثلاثين تنسى عميلًا.
ثم يأتي الشهر التالي، ويسأل العميل عن فاتورة لم تصله. لا أحد مقصر هنا، لكن عملًا متكررًا بهذا الشكل لا ينبغي أن يعتمد على انتباه إنسان.
لماذا أرسل الفاتورة قبل موعد الاستحقاق أصلًا؟
لأن العميل يحتاج وقتًا. الفاتورة التي تصل يوم الاستحقاق تأخرت بالفعل، فالشركات تراجع وتعتمد ثم تدفع.
وعندما تصل مبكرًا، يقل الكلام عن التأخير، وتتحسن صورتك. وفي رأيي هذا أرخص تحسين لدورة التحصيل يمكنك فعله.
كيف أحدد عدد الأيام قبل الموعد؟
تحددها لكل مدة في الباقة. سبعة أيام للشهري، وأربعة عشر للربع سنوي، وثلاثون للسنوي مثلًا. وتراها على صفحة كل اشتراك في خط واحد: إرسال الفاتورة، والتذكير، والاستحقاق، وتذكير التأخر.
أما التذكير فلا بد أن يأتي بعد الفاتورة، لذلك يرفض النظام أيام تذكير تساوي أقصر مدة إرسال أو تزيد عليها.
هل تظهر الفاتورة في المالية؟
نعم، وهذا أهم ما في الأمر. ليست سجلًا منفصلًا يحتاج إلى نقل، بل فاتورة عميل عادية بقيدها وضريبتها، وتظهر في فواتير العملاء وفي حساب العميل.
كل باقة لها منتج واحد من نوع خدمة، ومنه يأتي حساب الإيراد والضريبة، أما السعر فيأتي من مدة الاشتراك. ويكتب بند الفاتورة فترة الخدمة من تاريخ إلى تاريخ، فلا يسأل العميل عن ماذا يدفع.
ماذا يرى العميل في بريده؟
رسالة قصيرة باسمه، فيها اسم الاشتراك والقيمة وموعد الاستحقاق، ومعها ملف PDF، وزر يفتح الفاتورة للسداد.
والرسائل ثلاث: الفاتورة، وتذكير قبل الاستحقاق، وتذكير عند التأخر. ولا يصل التذكير من سدد فاتورته.
هل أستطيع مراجعة الفاتورة قبل إرسالها؟
نعم، على مستوى الباقة. أوقف الإرسال التلقائي، فتنشأ مسودة في موعدها، ويصل المسؤول نشاط لمراجعتها. أنصح بهذا للخدمات التي تتغير قيمتها أو تحتاج إلى عين محاسب، واترك الباقي تلقائيًا.
ولن تصدر فاتورتان لدورة واحدة، حتى لو ضغط أحدهم «إصدار الفاتورة الآن» قبل موعدها.
كيف تسير دورة كاملة بالتواريخ؟
مثال افتراضي: اشتراك دعم سنوي يتجدد في 1 ديسمبر، بإرسال قبل الموعد بثلاثين يومًا، وتذكير قبله بثلاثة أيام، وتذكير تأخر بعده بثلاثة أيام.
- في 1 نوفمبر تصدر الفاتورة وتصل العميل.
- في 28 نوفمبر يصله تذكير إن لم يسدد.
- في 1 ديسمبر يحل الاستحقاق، وينتقل الاشتراك بعدها إلى دورته التالية.
- في 4 ديسمبر يصله تذكير التأخر، ويصل موظف المتابعة نشاط.
كل هذا يتم في تشغيل واحد كل يوم. لا تختار ساعة الإرسال، وإذا تعطل التشغيل يومًا فالفاتورة لا تضيع، بل تصدر في التشغيل التالي.
ماذا عن تاريخ الفاتورة والضريبة؟
هذه نقطة يجب أن تناقشها مع محاسبك قبل أن تزيد الأيام. تاريخ الفاتورة هو يوم إصدارها، لا يوم بدء الخدمة. ففاتورة خدمة تبدأ في ديسمبر وتصدر في نوفمبر تُسجَّل في نوفمبر.
كذلك لا يوزع التطبيق قيمة الفاتورة السنوية على أشهر الخدمة. تُسجَّل الفاتورة كأي فاتورة أخرى بتاريخها. فإذا كانت شركتك تحتاج إلى ذلك التوزيع، فهو عمل محاسبي منفصل عن الاشتراك.
ماذا لو سدد العميل جزءًا من الفاتورة؟
تبقى الفاتورة غير مسددة، فتستمر تذكيراتها، وتعرض الرسالة المبلغ المتبقي لا القيمة الكاملة.
أما تذكير التأخر التلقائي فيرسل مرة واحدة لكل فاتورة. وبعدها يصبح الأمر قرارًا بشريًا: تستطيع إرسال تذكير من صفحة الاشتراك، وهذا أفضل في رأيي من رسائل متكررة تزعج عميلًا ربما ينتظر اعتمادًا داخليًا فقط.
ابدأ بالأيام الافتراضية، ثم راقب أسبوعين: إذا كان العميل يسدد قبل الموعد بوقت طويل فقلل الأيام، وإذا تكرر التأخير فزدها.
جرب ذلك على باقة واحدة هذا الأسبوع، واترك المحاسبة تراقب الفواتير الخارجة بدل أن تكتبها.
اقرأ دليل الاشتراكات خطوة بخطوة
أسئلة شائعة
ما تاريخ الفاتورة وما تاريخ الاستحقاق؟
تاريخ الفاتورة هو يوم إصدارها، وتاريخ الاستحقاق هو موعد التجديد.
هل أستطيع تعديل نص الرسالة؟
نعم، من شاشة «ما يصل إلى العميل» بزر تعديل النص.
هل تصل التذكيرات لمن سدد؟
لا، تذكر الرسائل الفواتير غير المسددة فقط.
هل يمكن أن تصدر فاتورتان لدورة واحدة؟
لا، فلكل دورة فاتورة واحدة، حتى مع زر إصدار الفاتورة الآن.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا