هل يستطيع النظام قراءة فواتير الموردين من البريد وإرسالها للموافقة؟
| Intagya ERP
نعم، إذا كانت الفاتورة ملف PDF فيه نص. في Intagya ERP وصفة «فواتير الموردين من البريد» في تطبيق «الأتمتة»: عندما يصل بريد إلى صندوق فواتير الموردين، يقرأ intagya AI الملف ويملأ مسودة فاتورة مورد بالمورد والمرجع والتواريخ والسطور، ثم يُرسل طلب موافقة. الفاتورة تبقى مسودة، ولا يرحّلها الذكاء الاصطناعي. ويحتاج ذلك إضافة intagya AI وتطبيق الموافقات.
مورد قطع غيار يرسل فاتورته كل أسبوع بالبريد: ملف PDF فيه ثلاثون سطرًا. المحاسب يفتحه في نافذة، والنظام في نافذة، ويكتب. وصفًا، وكمية، وسعرًا. ثم الذي بعده.
ساعة كاملة، ثم خطأ في سطر واحد يظهر بعد شهر في كشف حساب المورد.
أين يضيع الوقت في فواتير الموردين؟
في النقل. الفاتورة مكتوبة أصلًا، والمحاسب يعيد كتابتها. ثم تنتظر توقيع المدير على ورقة أو رسالة، ولا أحد يعرف أين وصلت. النقل يأخذ الوقت، والانتظار يأخذ الأيام.
الذكاء الاصطناعي مفيد هنا تحديدًا: قراءة نص موجود ووضعه في الخانات الصحيحة. لكن القرار يبقى لإنسان.
كيف تعمل وصفة «فواتير الموردين من البريد»؟
ثلاث خطوات على اللوحة:
- بريد وارد: يصل بريد المورد إلى صندوق فواتير الموردين في النظام، ومعه ملف الفاتورة.
- قراءة فاتورة: يقرأ intagya AI ملف PDF ويملأ مسودة فاتورة مورد.
- طلب موافقة: يُرسل طلب من تطبيق الموافقات قبل أن تُرحّل الفاتورة.
تفتحها من «الوصفات الجاهزة»، وتختار في خطوة الموافقة نوع الموافقة الخاص بفواتير الموردين، ثم تجربها وتفعّلها.
ماذا يقرأ intagya AI من الفاتورة بالضبط؟
- اسم المورد، ويبحث عنه في جهات الاتصال عندك.
- رقم فاتورة المورد كمرجع.
- تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق.
- السطور: الوصف والكمية وسعر الوحدة.
التعليمات له صريحة: لا يخترع أرقامًا، وما لا يجده يتركه فارغًا. وإن لم يجد المورد في جهات الاتصال يملأ الباقي ويكتب في السجل أن المورد غير موجود وأن عليك اختياره على الفاتورة.
ما لا يفعله: لا يختار الحسابات ولا الضرائب، ولا يرحّل الفاتورة. المحاسب يراجع المسودة ويكمل ما يلزم، وهذا مقصود.
هل يقرأ الفواتير المصورة أو الممسوحة ضوئيًا؟
لا، حاليًا ملفات PDF فقط، والملف يجب أن يكون فيه نص حقيقي كالذي يصدر من برنامج المورد. صورة من الجوال، أو PDF هو في الحقيقة ورقة ممسوحة، لا تُقرأ. في هذه الحالة تفشل الخطوة ويُكتب السبب في سجل التشغيل: الملف بلا نص مقروء.
وإذا وصل مع البريد أكثر من ملف، يقرأ آخر ملف أُرفق بالفاتورة.
اطلب من موردك الأكبر أن يرسل الفاتورة ملف PDF من برنامجه، وحدها في البريد. هذا طلب صغير يوفر عليك أكثر من أي إعداد.
من يوافق، ومتى تُرحّل الفاتورة؟
يُرسل طلب الموافقة حسب نوع الموافقة الذي اخترته في تطبيق الموافقات، فيصل إلى من حددته هناك. وتبقى الفاتورة مسودة في المحاسبة. الترحيل قرار المحاسب بعد المراجعة والموافقة، لا قرار القاعدة.
وكل فاتورة مرت بالقاعدة لها سطر في «سجل التشغيل»: متى وصل البريد، وكم سطرًا قُرئ، ولمن ذهب طلب الموافقة، وأين توقفت إن توقفت.
ماذا يفعل الذكاء الاصطناعي غير قراءة الفواتير؟
خطوتان أخريان على اللوحة. «تصنيف الرسالة»: يضع رسالة واتساب أو بريدًا واردًا في واحدة من فئات تكتبها أنت، مثل شكوى أو طلب سعر أو استفسار، ثم يأخذ «إذا» الطريق المناسب. و«اكتب ردًا»: يكتب مسودة رد تظهر ملاحظة داخلية على السجل، يراجعها موظف ويرسلها. لا يُرسل الرد وحده أبدًا.
ماذا أحتاج لأبدأ؟
- إضافة intagya AI، وهي إضافة مدفوعة. بدونها تظهر خطوات الذكاء الاصطناعي مقفلة.
- تطبيق الموافقات ونوع موافقة لفواتير الموردين.
- عنوان بريد لفواتير الموردين مربوط بالنظام، يرسل إليه الموردون.
زر «جرّب على سجل» يمشي الطريق على فاتورة مورد حقيقية ويقول ما كان سيفعله، دون أن يقرأ الملف بالذكاء الاصطناعي ودون أن يرسل طلب موافقة. هكذا تتأكد من الطريق قبل التفعيل.
غدًا صباحًا اختر موردًا واحدًا يرسل فواتير PDF منتظمة، واجعل فواتيره وحدها تمر بالقاعدة أسبوعين. قارن المسودات بالأصل، ثم قرر هل توسعها.
في Intagya ERP البريد والذكاء الاصطناعي والمحاسبة والموافقات في نظام واحد، فالفاتورة لا تخرج إلى أداة أخرى لتُقرأ.
اقرأ: ماذا يفعل الذكاء الاصطناعي داخل نظام ERP؟
أسئلة شائعة
هل يرحّل الذكاء الاصطناعي الفاتورة وحده؟
لا. يملأ مسودة فقط، ويُرسل طلب موافقة. المراجعة والترحيل للمحاسب.
ماذا يحدث إذا كان المورد جديدًا؟
يملأ المرجع والتواريخ والسطور، ويكتب في السجل أن المورد غير موجود، فتختاره أو تنشئه على الفاتورة.
هل يقرأ صورة الفاتورة من الجوال؟
ليس الآن. يقرأ ملفات PDF التي فيها نص فقط، والصورة أو الورقة الممسوحة تفشل مع سبب واضح في السجل.
هل أحتاج إضافة intagya AI لكل الأتمتة؟
لا. تحتاجها لخطوات الذكاء الاصطناعي ولمربع «اكتب ما تريد» فقط. باقي اللوحة والوصفات يعمل دونها.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا