كيف أرسم مسار العمل في شركتي وأحوّله إلى دورة اعتماد؟
| Intagya ERP
ارسمه أولًا مخطط سير في «مساحة التخطيط» في انتاجية ERP: بداية، وخطوات، وقرارات بأسهم «نعم» و«لا»، ونهاية. لكل خطوة مسؤول، وتضع علامة «يحتاج اعتماد» على الخطوات التي يجب أن يوافق عليها أحد. بعدها يحوّل مدير الاعتمادات المخطط إلى دورة اعتماد، فتصبح كل خطوة معلّمة مرحلة يعتمدها مسؤولها، بترتيب المخطط.
موظف جديد في المشتريات يسأل: «من يوافق على طلب شراء فوق حد معيّن؟». زميله يقول المدير المالي. المدير المالي يقول إنه يوقّع بعد مدير الفرع. ومدير الفرع لم يسمع بهذا الترتيب من قبل.
الإجراء موجود. لكنه في رؤوس ثلاثة أشخاص، وكل رأس فيه نسخة مختلفة.
لماذا أرسم الإجراء قبل أن أضبطه في النظام؟
لأن الرسم يكشف الخلاف قبل أن يصير خطأ. حين يقف المدير والمحاسب أمام مخطط واحد، يظهر فورًا أن أحدهما يرى خطوة لا يراها الآخر. هذا النقاش يأخذ ربع ساعة على الشاشة، وقد يأخذ شهرًا من الطلبات العالقة إن تأجل.
ونصيحتنا الصريحة: لا تبدأ بضبط دورة الاعتماد في النظام قبل أن يتفق أصحابها على الرسم.
كيف أرسم مخطط سير العمل؟
تنشئ لوحة من نوع مخطط سير، وتضع الأشكال وتسحبها حيث تريد: شكل للبداية، ومستطيل لكل خطوة، ومعيّن للقرار، وشكل للنهاية. وتصل بينها بأسهم، وتكتب على السهم ما يعنيه، مثل «نعم» و«لا».
وفي القوالب الجاهزة مثال كامل اسمه «استلام كل مرحلة»:
- مرحلة جاهزة.
- تسليم المرحلة، ومسؤوله فريق انتاجية ERP.
- قرار: هل هي مطابقة للمطلوب؟
- نعم: اعتماد الاستلام من العميل، ثم المرحلة التالية.
- لا: تسجيل الملاحظات من العميل، ثم التعديل من فريقنا، ثم العودة إلى التسليم.
ما الذي أكتبه في كل خطوة؟
تضغط على الخطوة فتفتح لوحة جانبية فيها: الجهة (شركتك، أو انتاجية ERP، أو مشترك)، والمسؤول، والموعد، واللون، ونص للتفاصيل، ومفتاح «يحتاج اعتماد».
المسؤول هنا مهم أكثر مما يبدو. خطوة بلا اسم هي خطوة سينتظرها الجميع.
كيف يصبح المخطط دورة اعتماد حقيقية؟
حين يكون المخطط جاهزًا، يربطه مدير الاعتمادات بتطبيق الاعتمادات، فينشأ نوع طلب جديد. كل خطوة عليها «يحتاج اعتماد» تصبح مرحلة في الدورة، يعتمدها مسؤول تلك الخطوة، وبالترتيب الذي في المخطط. الخطوات غير المعلّمة لا تصبح مراحل.
هذا التحويل لمدير الاعتمادات وحده، عن قصد: من يرسم المخطط ليس بالضرورة من يقرر صلاحيات الموافقة في الشركة.
علّم «يحتاج اعتماد» على الخطوات التي تتحمل فيها الشركة مسؤولية فعلًا فقط. كل مرحلة اعتماد زائدة تضيف يومًا من الانتظار.
هل أستطيع طلب اعتماد على خطوة واحدة دون دورة كاملة؟
نعم. أي فرع أو خطوة معلّمة بـ«يحتاج اعتماد» يمكن إرسالها طلب اعتماد مباشرة، واللوحة تعرض حالة الطلب على الخطوة نفسها. مفيد حين تحتاج موافقة على قرار واحد في خطة، لا إجراء يتكرر كل أسبوع.
وكيف أشارك المخطط مع من لا يستخدم النظام؟
احفظه صورة أو PDF، أو اطبعه وعلّقه بجانب مكتب المشتريات. وداخل النظام، اللوحة خاصة بك حتى تشاركها مع زملاء تختارهم.
خذ غدًا الإجراء الذي يسأل عنه كل موظف جديد، وارسمه مع صاحبه في جلسة واحدة. إذا اتفقتما على الرسم، فنصف العمل انتهى.
اقرأ كيف تعمل الاعتمادات في دليل المستخدم
أسئلة شائعة
من يستطيع تحويل المخطط إلى دورة اعتماد؟
مدير الاعتمادات فقط. غيره يستطيع رسم المخطط وتحديد الخطوات التي تحتاج اعتمادًا.
هل تصبح كل خطوة في المخطط مرحلة اعتماد؟
لا. الخطوات التي عليها «يحتاج اعتماد» فقط، ويعتمد كل مرحلة مسؤول خطوتها.
هل أستطيع تحريك الأشكال بحرية؟
نعم، تسحب أي شكل حيث تريد، وتكتب على الأسهم «نعم» و«لا» أو ما يناسبك.
هل أحتاج تطبيق الاعتمادات؟
نعم، للتحويل إلى دورة اعتماد ولإرسال طلبات الاعتماد. الرسم نفسه لا يحتاجه.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا