كيف أخطط لمشروع جديد قبل أن أبدأ فيه؟
| Intagya ERP
خطّط له على خريطة ذهنية قبل أن تفتح أي مهمة. في تطبيق «مساحة التخطيط» في انتاجية ERP تضع فكرة المشروع في الوسط، وترسم حولها الخطوات الكبيرة ثم تفاصيلها، وتحدد لكل خطوة مسؤولًا وموعدًا. حين تكتمل الصورة تضغط «حوّلها إلى مشروع»، فتصبح الفروع مهامًا في تطبيق المشاريع بأسماء المسؤولين ومواعيدهم.
مدير المبيعات يقول في الاجتماع: «نفتح فرعًا في المدينة الثانية قبل رمضان». الجميع يوافق. بعد أسبوعين يسأل: من بحث عن المحل؟ لا أحد. كل واحد ظن أن غيره سيفعل.
المشكلة لم تكن في الفكرة. كانت في أن الخطة بقيت جملة في محضر اجتماع.
لماذا لا أبدأ بفتح المهام مباشرة؟
لأن قائمة المهام لا تُظهر لك ما نسيته. حين تكتب عشر مهام في قائمة طويلة، ترى ما كتبته فقط. أما الخريطة الذهنية فتضع المشروع كله أمامك في صفحة واحدة، فتلاحظ أن فرع «التوظيف» فارغ، أو أن «الترخيص» ليس له مسؤول.
رأينا كثيرًا من المشاريع تتأخر لأن خطوة واحدة لم يكتبها أحد، لا لأن الفريق كان بطيئًا.
كيف أرسم المشروع على خريطة ذهنية؟
تفتح «مساحة التخطيط» وتنشئ لوحة من نوع خريطة ذهنية. الفكرة الرئيسية تظهر في الوسط، والفروع تنمو حولها، بدءًا من الجهة اليمنى. الكتابة سريعة من لوحة المفاتيح:
- Enter يضيف فرعًا جديدًا بجانب الفرع الحالي.
- Tab يضيف فرعًا داخله.
- F2 يعيد تسمية الفرع.
- اسحب فرعًا وأفلته على فرع آخر لتنقله تحته.
ثم تفتح أي فرع وتحدد له المسؤول والموعد واللون، وتكتب تفاصيله. مثال: فرع «المحل» تحته «البحث عن موقع» و«عقد الإيجار» و«التجهيز»، ولكل واحد منها شخص وتاريخ.
وإذا كانت الفكرة جاءت من موظف في صندوق الأفكار؟
لا تعيد كتابتها. في بطاقة الفكرة زر «حوّلها إلى خريطة ذهنية»، فتنشأ لوحة جديدة والفكرة في وسطها، مع مرحلتها وعدد القلوب التي حصلت عليها من الزملاء.
والعكس ممكن أيضًا: فرع في خريطتك يستحق نقاشًا أوسع؟ أرسله إلى لوحة الأفكار ليصوّت عليه الفريق.
كيف تتحول الخريطة إلى مشروع ومهام؟
بضغطة واحدة على «حوّلها إلى مشروع». الفروع الأولى حول الفكرة تصبح مهامًا، والفروع التي تحتها تصبح مهامًا فرعية، ومعها المسؤول والموعد والتفاصيل التي كتبتها.
بعد التحويل لا تنفصل الخريطة عن المشروع. كل فرع يعرض مرحلة مهمته الآن، فترى من الخريطة نفسها ما أُنجز وما توقف. وفي المشروع زر يعيدك إلى اللوحة.
هل أحتاج تحويل الخريطة كلها؟
لا. أحيانًا تريد فرعًا واحدًا فقط: تحوّله إلى مهمة في المشروع، أو إلى مهمة شخصية في قائمة مهامك. وإن كان عندك مشروع قائم، تستطيع أن تجلب مهامه المفتوحة إلى اللوحة كفروع، لترى الصورة كاملة قبل أن تضيف إليها.
لا تحوّل الخريطة في أول جلسة. اتركها يومًا، واطلب من المسؤولين أن يفتحوها ويضيفوا ما نسيته. الخطوة الناقصة أرخص على الورق منها بعد البدء.
من يرى الخريطة قبل أن أشاركها؟
أنت وحدك. كل لوحة خاصة بصاحبها حتى يشاركها مع زملاء محددين. تستطيع أن تحفظها صورة، أو تطبعها، أو تحفظها PDF لترسلها لمن لا يستخدم النظام. وحين ينتهي المشروع تؤرشف اللوحة أو تحذفها.
غدًا صباحًا، خذ المشروع الذي تؤجله منذ شهر، وارسمه في عشر دقائق. لا تبحث عن الخطة الكاملة؛ ابحث عن الفرع الفارغ.
جرّب مساحة التخطيط مجانًا 14 يومًا
أسئلة شائعة
هل أحتاج تطبيق المشاريع لأحوّل الخريطة إلى مهام؟
نعم، التحويل إلى مشروع أو مهمة في مشروع يحتاج تطبيق المشاريع. أما المهمة الشخصية فتذهب إلى قائمة مهامك.
ماذا يحدث للخريطة بعد تحويلها إلى مشروع؟
تبقى كما هي، وكل فرع يعرض مرحلة مهمته، وفي المشروع زر يعيدك إليها.
هل يرى زملائي لوحاتي تلقائيًا؟
لا. اللوحة خاصة بك حتى تشاركها مع زملاء تختارهم.
هل أستطيع أن أبدأ من مثال بدل لوحة فارغة؟
نعم. حين يكون التطبيق فارغًا يظهر لك «ابدأ بمثال جاهز»، ولا يُضاف شيء حتى تطلبه.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا