كيف أذكّر العملاء بالفواتير المتأخرة على واتساب تلقائيًا؟

2026-11-04 | Intagya ERP

محاسبة في شركة توزيع تفتح كشف الفواتير المتأخرة كل خميس. فيه أربعون اسمًا. ترسل لخمسة منهم، ثم يأتيها طلب عاجل من المدير. الخمسة والثلاثون الباقون ينتظرون الخميس القادم.

أغلب هؤلاء ليسوا عملاء سيئين. نسوا فقط، ولم يذكّرهم أحد.

لماذا يتأخر التحصيل مع أن العميل ينوي الدفع؟

لأن التذكير عمل يدوي ومحرج قليلًا، فيتأجل. والعميل عنده فواتير من موردين كثيرين، والذي يذكّره أولًا يُدفع له أولًا. التأخير هنا ليس في المال، بل في الرسالة.

رسالة قصيرة في موعدها، فيها الرقم والمبلغ ورابط الفاتورة، تحل جزءًا كبيرًا من المشكلة. والجزء الباقي يحتاج اتصالًا من إنسان.

ماذا تفعل وصفة «تحصيل الفواتير المتأخرة» خطوة بخطوة؟

تفتحها من «الوصفات الجاهزة» في تطبيق «الأتمتة»، فتظهر على اللوحة هكذا:

1. تبدأ كل يوم في التاسعة صباحًا، مع كل فاتورة عميل مرحّلة غير مدفوعة مر على تاريخ استحقاقها 3 أيام.
2. تسأل: هل المبلغ المتبقي أكبر من 5,000؟
3. إذا نعم: رسالة واتساب للعميل فيها رقم الفاتورة والمبلغ ورابط الدفع، ثم انتظار يومين أو حتى تُدفع الفاتورة، ثم مهمة اتصال للمسؤول عن الفاتورة.
4. إذا لا: بريد تذكير للعميل وملف الفاتورة PDF مرفق، ثم انتظار أسبوع أو حتى الدفع، ثم تنبيه لك داخل النظام بعدد أيام التأخير.

الأرقام كلها أمثلة تغيرها: 3 أيام قد تكون 7 عندك، و5,000 قد تكون 1,000. والطريقان مقصودان: لا تحتاج كل فاتورة صغيرة إلى رسالة واتساب واتصال.

ماذا يصل إلى العميل بالضبط؟

النص الذي تكتبه أنت، مع قيم من الفاتورة نفسها: اسم العميل، ورقم الفاتورة، والمبلغ المتبقي، وتاريخ الاستحقاق، وأيام التأخير، ورابط الدفع. الرابط يفتح الفاتورة للعميل في بوابته، وهناك يراها ويدفعها إن كان الدفع الإلكتروني مفعّلًا عندك.

وأنت تكتب النص ترى كيف سيظهر للعميل بقيم آخر فاتورة في نظامك، فلا ترى الخطأ بعد الإرسال.

اكتب التذكير كما تكتبه لعميل تحترمه: سطر تحية، والرقم والمبلغ، والرابط. لا تهديد في الرسالة الأولى؛ الاتصال هو الخطوة الثانية.

هل يصل العميل التذكير نفسه كل يوم؟

لا. القاعدة تعمل مرة واحدة لكل فاتورة، حتى لو بقيت متأخرة أيامًا. وخطوة الانتظار فيها شرط توقف: إذا دُفعت الفاتورة خلال اليومين لا تُنشأ مهمة الاتصال، ويُكتب في السجل أنها توقفت لأن الشرط تحقق.

هذا مهم أكثر مما يبدو. العميل الذي دفع أمس ثم وصله اتصال يطالبه، يتذكر الاتصال وينسى أنك ذكّرته بلطف.

ماذا أحتاج قبل أن أفعّلها؟

• رقم واتساب للأعمال مربوط بالنظام من التسويق ثم حسابات واتساب. بدونه تظهر خطوة الواتساب مقفلة.
• رقم جوال على بطاقة العميل، فالقاعدة تأخذ الرقم منها وحدها.
• تجربة على فاتورة حقيقية بزر «جرّب على سجل»: ترى ما كان سيُرسل ولمن، دون أن يخرج شيء.

ماذا لو لم تصل الرسالة لعميل ما؟

تجد السبب في «سجل التشغيل». لكل فاتورة سطر، وتحته كل خطوة وما حدث فيها: لا يوجد رقم جوال، أو رقم واتساب الشركة غير مربوط، أو رفض واتساب الرسالة مع السبب الذي أعاده. الخطوة الفاشلة لا تختفي بصمت.

راجع السجل في الأسبوع الأول كل صباح. ستجد غالبًا عملاء بلا أرقام جوال، وهذه فرصة لتصحيح بياناتهم.

هل أستطيع أن أجعلها تناسب طريقة شركتي؟

نعم، فكل ما على اللوحة قابل للتعديل. غيّر الساعة، أو عدد الأيام، أو حد المبلغ، أو النص. أرسل المهمة لشخص محدد بدل المسؤول عن الفاتورة. أضف خطوة ثانية بعد أسبوع إن أردت تذكيرًا آخر. أو احذف طريق البريد واجعل الكل على واتساب.

غدًا صباحًا افتح الوصفة، وغيّر النص بأسلوب شركتك، وجربها على أقدم فاتورة متأخرة عندك. إن أعجبك ما كانت سترسله، فعّلها.

في Intagya ERP الفاتورة والعميل والرسالة والمهمة في نظام واحد، فالتذكير يعرف متى دُفعت الفاتورة دون أن يخبره أحد.

اقرأ: كيف أحصّل ديون العملاء في موعدها؟