ما هو نظام ERP، وهل تحتاجه شركة صغيرة؟
| Intagya ERP
نظام ERP برنامج واحد تسجل فيه الشركة مبيعاتها ومشترياتها ومخزونها وحساباتها وعمل موظفيها، فتتصل الأرقام ببعضها بدل أن تتوزع على دفاتر وملفات. الشركة الصغيرة تحتاجه عندما تبدأ الأرقام في الاختلاف بين الأقسام، أو عندما يضيع وقتك في جمعها. أما إن كنت تعمل وحدك ومعاملاتك قليلة، فقد لا تحتاجه بعد.
شركة توزيع صغيرة فيها ستة موظفين. الفواتير في برنامج، والمخزون في ملف Excel يحدّثه أمين المخزن عندما يتذكر، وأرقام العملاء في هاتف مندوب المبيعات. في آخر الشهر يسأل صاحب الشركة سؤالًا واحدًا: كم ربحنا؟ فيحتاج المحاسب ثلاثة أيام ليجيب، والجواب لا يطابق ما في الخزنة.
هذه هي المشكلة التي صُمم نظام ERP لحلها. ليست مشكلة الشركات الكبيرة وحدها.
ما هو نظام ERP بكلام بسيط؟
نظام ERP برنامج واحد يسجل كل حركة في الشركة مرة واحدة، ثم يستعملها في كل مكان تحتاجها. عندما يبيع المندوب صنفًا، ينقص المخزون، وتظهر الفاتورة عند المحاسب، ويدخل المبلغ في تقرير الأرباح، دون أن يكتب أحد الرقم مرة ثانية.
الاسم يبدو كبيرًا، لكن الفكرة بسيطة: مصدر واحد للأرقام بدل خمسة مصادر يناقض بعضها بعضًا.
كيف أعرف أن شركتي الصغيرة تحتاج نظام ERP الآن؟
تحتاجه عندما يصبح جمع الأرقام عملًا بحد ذاته. راجع هذه العلامات، فإن وجدت ثلاثًا منها في شركتك فقد تأخرت قليلًا:
- رصيد المخزون في الملف لا يطابق ما على الرفوف، وتكتشف النقص عندما يطلب العميل.
- تسأل عن رصيد عميل فيقال لك: انتظر حتى أراجع.
- الفواتير تُكتب مرتين: مرة للعميل ومرة في دفتر الحسابات.
- إذا غاب موظف واحد توقف جزء من العمل، لأن المعلومات في رأسه أو في هاتفه.
- تقرير الشهر يتأخر أسبوعًا أو أكثر.
- لا تعرف أي صنف يربحك وأي صنف يأكل وقتك فقط.
متى لا تحتاج شركتي نظام ERP بعد؟
إن كنت تعمل وحدك، وتبيع خدمة واحدة لعدد قليل من العملاء، ولا تحتفظ بمخزون، فقد يكفيك برنامج فواتير بسيط وجدول منظم. لا تشترِ نظامًا كاملًا لأنك سمعت أن الشركات الجادة تستعمله.
ولا تنتقل إليه في أسبوع الموسم أو قبل إغلاق السنة المالية بأيام. اختر شهرًا هادئًا. النظام الجيد يحتاج أسبوعين من الانتباه في البداية، ومن الظلم أن تحمّله ضغط الموسم.
هل نظام ERP معقد ومكلف على شركة صغيرة؟
كان كذلك عندما كان يعني سيرفرًا في المكتب ومبرمجًا يأتي كل شهر وترخيصًا يُدفع مقدمًا. اليوم تعمل أغلب الأنظمة من المتصفح باشتراك شهري أو سنوي، فلا تشتري جهازًا ولا تثبّت شيئًا.
التعقيد الحقيقي في الإعداد، لا في البرنامج. لهذا يُجهَّز حسابك في Intagya ERP عند التسجيل من قالب قطاعك: محل تجزئة يبدأ بنقطة بيع ومخازن، وشركة خدمات تبدأ بالمشاريع والمهام. أنت تكمل بياناتك، ولا تبني النظام من الصفر. والأسعار منشورة في صفحة الأسعار، والسعر يتغير بعدد المستخدمين.
ماذا تكسب شركة صغيرة من نظام ERP في الشهر الأول؟
لن يتضاعف ربحك في شهر، ومن يعدك بذلك يبيعك كلامًا. ما تكسبه أبسط وأهم:
- تعرف رصيد كل عميل ومورد في لحظة، فتتصل بمن تأخر في الدفع بدل أن تنتظره.
- ترى المخزون الحقيقي قبل أن تعد العميل بالتسليم.
- تتوقف عن كتابة الرقم نفسه في ثلاثة أماكن.
- تفتح لوحة الأرقام صباحًا فترى المبيعات والفواتير غير المدفوعة دون أن تسأل أحدًا.
ابدأ بالتطبيقات التي تؤلمك اليوم فقط، غالبًا المبيعات والمخزون والفواتير. أضف الباقي عندما يعتاد الفريق.
كيف أبدأ دون أن أغرق في الإعداد؟
خذ قائمة أصنافك وقائمة عملائك كما هي في ملف Excel، وأدخلها في النسخة التجريبية. ثم اطلب من موظف واحد أن يسجل مبيعات يوم كامل في النظام بجانب طريقتكم الحالية. في المساء قارن النتيجتين. هذا الاختبار الصغير يخبرك أكثر من أي عرض تقديمي.
غدًا صباحًا: افتح حسابًا تجريبيًا لمدة 14 يومًا، واختر قطاعك، وأدخل عشرة أصناف وخمسة عملاء حقيقيين. إن وجدت أنك لا تحتاجه بعد، فقد عرفت ذلك مجانًا.
ابدأ تجربة مجانية لمدة 14 يومًا
أسئلة شائعة
هل نظام ERP هو نفسه برنامج المحاسبة؟
لا. برنامج المحاسبة يسجل القيود والفواتير. نظام ERP يضم المحاسبة ومعها المبيعات والمشتريات والمخزون والموظفين، ويربطها ببعضها.
كم موظفًا يجب أن يكون عندي لأحتاج نظام ERP؟
لا يوجد رقم ثابت. شركة فيها ثلاثة موظفين ومخزون كبير قد تحتاجه أكثر من مكتب فيه عشرة مستشارين. العبرة بعدد الحركات وتداخلها، لا بعدد الموظفين.
هل أحتاج جهازًا خاصًا أو سيرفرًا؟
لا. Intagya ERP يعمل من المتصفح على أي كمبيوتر، ومعه تطبيق للهاتف على أندرويد.
ماذا يحدث لبياناتي إن قررت التوقف بعد التجربة؟
التجربة مجانية ولا تطلب بطاقة ائتمان، فلا يُخصم منك شيء إن لم تشترك.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا