كيف أوزّع بريد الشركة ورسائل مواقع التواصل على الفريق المناسب تلقائيًا؟
| Intagya ERP
فعّل قاعدة تبدأ عند وصول بريد جديد إلى صندوق الشركة أو تعليق أو رسالة جديدة على فيسبوك أو إنستغرام، ثم يصنّفها intagya AI إلى طلب سعر أو دعم أو حسابات، ثم تذهب كل رسالة إلى فريقها: فرصة للمبيعات، أو تذكرة للدعم الفني، أو تنبيه. في Intagya ERP هذه وصفات جاهزة في تطبيق «الأتمتة» تعدّلها ثم تفعّلها.
صندوق info@ في شركة توريد يفتحه موظف واحد كل صباح. فيه طلب عرض سعر، وسؤال عن فاتورة، وعميل يشكو من شحنة تأخرت. يحوّل كل رسالة بيده إلى الشخص المناسب، إن تذكر.
يوم إجازته تبقى الرسائل كما هي. وفي الوقت نفسه سأل زائر عن السعر في تعليق على فيسبوك، ولم يره أحد في قسم المبيعات.
لماذا تضيع رسائل العملاء بين الفرق؟
لأن الرسالة تصل إلى مكان مشترك، ولا أحد يملكها. صندوق البريد العام للجميع، وتعليقات الصفحة يتابعها فريق التسويق، وطلب السعر يحتاجه المندوب. كل فريق يظن أن غيره رآها.
والمشكلة ليست في الكسل. المشكلة أن التوزيع عمل يدوي متكرر يعتمد على شخص واحد. والعمل الذي يعتمد على شخص واحد يتوقف حين يغيب.
هل يستطيع النظام أن يقرأ الرسالة ويعرف لمن هي؟
نعم، بخطوة «تصنيف الرسالة» في تطبيق «الأتمتة». تكتب فيها الأصناف التي تريدها مفصولة بفواصل، مثل: طلب سعر، الدعم الفني، الحسابات. يقرأ intagya AI عنوان البريد ونصه، أو نص التعليق، ويختار صنفًا واحدًا من قائمتك فقط.
النتيجة تُحفظ باسم «نتيجة التصنيف»، وتستعملها الخطوات التالية: «إذا» بطريقين، أو «عدة مسارات» بطريق لكل صنف وطريق أخير «غير ذلك». ومع ثلاثة فرق أو أكثر تكون «عدة مسارات» أوضح من سلسلة شروط متداخلة.
ضع الصنف العام في آخر القائمة. إذا لم يطابق جواب الذكاء الاصطناعي أي صنف، يختار النظام الصنف الأخير.
كيف يصل بريد الشركة إلى المبيعات والدعم والحسابات وحده؟
بوصفة «توزيع بريد الشركة على الفرق». تبدأ بخطوة «بريد جديد في صندوق الشركة»، ثم تصنّف البريد، ثم:
- طلب السعر يصبح فرصة للمبيعات بعنوان البريد وعنوان المرسل وأول نصه.
- رسالة الدعم تصبح تذكرة للدعم الفني إن كان تطبيق الدعم الفني موجودًا عندك، وإلا تصل تنبيهًا داخل النظام.
- الباقي يصل تنبيهًا لفريق الحسابات فيه المرسل والعنوان.
والبريد لا يضيع بعد التوزيع: يرتبط بالسجل الجديد، فيظهر على الفرصة أو التذكرة، وتظهر الفرصة أو التذكرة بجانبه في صندوق البريد.
تختار الصناديق التي تراقبها القاعدة، مثل sales@ وinfo@ فقط، وإن لم تختر شيئًا فهي تراقب كل صناديق الشركة. يُفحص البريد الجديد كل 10 دقائق، فهي ليست لحظية. والبريد الموجود في الصندوق قبل تفعيل القاعدة لا تعمل عليه، فلا تُفاجأ بمئات الفرص القديمة يوم التشغيل.
وماذا عن التعليقات والرسائل على فيسبوك وإنستغرام؟
لها وصفة «توزيع تعليقات ورسائل السوشيال». كل تعليق أو رسالة جديدة من الآخرين على صفحاتك المربوطة يُصنّف إلى طلب سعر أو شكوى أو استفسار. طلب السعر يصبح فرصة للمبيعات باسم صاحب التعليق ونصه، والشكوى والاستفسار يصلان تنبيهًا لفريق التسويق.
وتُعلَّم الرسالة في صندوق التواصل بأنها «تم التحويل» إلى الفرصة، كما لو ضغط موظف زر «تحويل» بيده. فلا يعود إليها أحد ظنًا أنها لم تُعالج.
وهناك وصفة ثالثة قريبة: «متابعة الردود على الحملات». كل من يرد على حملة بريد يصبح فرصة، ويصل للمندوب تنبيه ليتصل وهو ما زال مهتمًا. هذه لا تحتاج إلى الذكاء الاصطناعي.
ماذا يحدث إذا فشلت خطوة في منتصف الطريق؟
يُكتب السبب في «سجل التشغيل» بجانب الخطوة، بكلمات واضحة. ولكل خطوة خيار «إن فشلت، أعد المحاولة» حتى 3 مرات، بعد مدة تختارها، لأن بعض الأخطاء مؤقتة.
وقبل التفعيل اضغط «جرّب على سجل». تمشي القاعدة طريقها على بريد حقيقي، وتكتب كل خطوة ما كانت ستفعله دون أن تنشئ فرصة أو ترسل تنبيهًا.
هل هذا مجاني أم أحتاج إلى اشتراك إضافي؟
تطبيق «الأتمتة» مجاني بثلاث قواعد مفعّلة والخطوات الأساسية. لكن خطوة «تصنيف الرسالة» من خطوات الذكاء الاصطناعي، فهي ضمن «الأتمتة الكاملة»: تُشترى مرة واحدة لكل مساحة عمل، بسعر يظهر بعملتك، ومجانًا في السنة الأولى إذا كانت خطتك سنوية.
وتحتاج أيضًا إلى باقة intagya AI، فكل مرة تعمل فيها خطوة ذكاء اصطناعي تُحسب سؤالًا واحدًا. شركة يصلها مثلًا خمسون بريدًا في اليوم تستهلك قرابة خمسين سؤالًا يوميًا لهذه القاعدة وحدها، فاختر الصناديق التي تحتاج التصنيف فعلًا.
وإن كان التوزيع عندك بسيطًا، مثل أن كل ما يصل إلى sales@ للمبيعات، فلا تحتاج إلى الذكاء الاصطناعي: قاعدة على صندوق واحد تنشئ فرصة تكفي.
غدًا صباحًا افتح «الوصفات الجاهزة»، واختر «توزيع بريد الشركة على الفرق»، وغيّر الأصناف إلى أسماء أقسامك، وجرّبها على ثلاث رسائل من صندوقك. ثم فعّلها، وراجع سجل التشغيل بعد يومين.
في Intagya ERP يصل البريد والتعليق إلى الفريق المسؤول ومعه سجله، بدل أن ينتظر في صندوق مشترك حتى يتذكره أحد.
أسئلة شائعة
هل يرد النظام على العميل وحده؟
لا في هذه الوصفات. هي توزع الرسالة وتنشئ السجل وتنبه الفريق، والرد للموظف. وهناك خطوة «اكتب ردًا» تكتب مسودة رد يراجعها موظف قبل الإرسال.
هل تعمل القاعدة على البريد القديم في الصندوق؟
لا. أول فحص يحفظ أين يقف الصندوق، ثم تعمل القاعدة على كل بريد جديد يصل بعد ذلك فقط.
أريد أن أوزع الطلبات على أكثر من ثلاثة أقسام، هل أستطيع؟
نعم. اكتب أصنافك في خطوة التصنيف، ثم استعمل «عدة مسارات» بطريق لكل صنف وطريق «غير ذلك» لما تبقى.
ماذا يحدث إذا انتهت باقة intagya AI؟
تتوقف خطوة التصنيف ويكتب سجل التشغيل السبب، ويصل لمديري النظام تنبيه لاختيار باقة أو إعادة الشحن. قواعدك التي لا تستعمل الذكاء الاصطناعي تستمر.
هل أنت مستعد لرؤية نظام IntagyaERP على أرض الواقع؟
احجز عرضًا توضيحيًا مع فريقنا، واعرض علينا طبيعة عملك، وشاهد النظام يعمل على سيناريو من شركتك أنت.
احجز عرضًا توضيحيًا